Postoje 2 razloga zašto ćete možda morati poslati dokumente izravno u arhivu (bez prihvaćanja dolaznih računa ili ponovnog slanja izlaznih računa svojim klijentima):
Vaša tvrtka počinje koristiti Banqup sredinom fiskalne godine i želite učitati svoje prethodne račune
Želite poslati račune svom računovođi bez da ih šaljete svojim kupcima
Prenesite račune izravno u arhivu
Tek počinjete koristiti Banqup i želite arhivirati svoje račune prije banke koje je računovođa već obradio?
Slijedite postupak opisan u nastavku za arhiviranje svojih računa bez prolaska kroz redoviti postupak uvoza (dakle, nema potrebe za odobravanjem dolaznih računa ili ponovnim slanjem odlaznih računa).
Ovo funkcionira putem konektora (API) koji će djelovati kao most između vašeg trenutnog rješenja za fakturiranje i Banqupa.
Idite na svoje Postavke
Automatizacija
Pomaknite se prema dolje do Arhiva dokumenta. Ako je polje Unique Key prazno, kliknite ikonu dvostruke strelice. Možete odabrati status (nepoznato ili plaćeno) koji će biti dodijeljen računima uvezenim preko arhivskog konektora.
Unesite svoje korisničko ime, API ključ i REST pristupnu točku (omogućuje Unifiedpost) u softver treće strane kako biste ga povezali s Banqupom (pogledajte dokumentaciju svog softvera da biste dobili pomoć u vezi s tim).
Računi uvezeni putem konektora za arhivu izravno se arhiviraju ako:
XML datoteka je validna
Račun nije duplikat, ukoliko je postavka Blokiraj slanje dupliciranih dokumenata uključena (Postavke > Izlazni > Provjeri duplikate > Blokiraj slanje dupliciranih dokumenata > Uključeno)
Svi metapodaci su popunjeni
Napomena: Ako svi metapodaci nisu popunjeni, računi će biti poslani na vaš popis (Obveze ili Potraživanja) u tijeku. Korisnik bi tada morao ručno ispuniti podatke koji nedostaju prije nego što bi mogao arhivirati račun. Da bi to učinio, korisnik treba omogućiti Arhiviraj prodajne račune bez isporuke klijentu i Uvoz kupovnih računa izravno u arhivu (Postavke > Korisnici).
Ako OCR prepozna kupca ili dobavljača kao postojeći unos na vašem računu, automatski će se povezati s računima.
Imajte na umu da možete arhivirati izlazne račune bez da ih šaljete svojim klijentima bez obzira na to kako ih uvozite na svoj Banqup račun.
Slanje računa vašem knjigovođi
Ako želite arhivirati račune kako biste ih poslali svom računovođi, koraci su isti kao gore prikazana metoda, OSIM što prvo morate omogućiti postavku Prodajni računi koji su arhivirani bez isporuke klijentu prosljeđuju se vašem knjigovođi (Postavke > Izlazni > Arhiva).
Nakon što omogućite ovu postavku, svoje račune možete slati izravno svom računovođi bez prolaska kroz redoviti tijek rada (tj. slanje računa kupcima).