Banqup vam omogućuje uvoz i primanje računa izravno na vaš račun. To ne znači da sve što uđe na vaš račun mora nužno biti uvezeno i proslijeđeno vašem računovođi.
Možete zadržati kontrolu nad onim što dolazi na vaš račun i odlučiti koji su računi ispravni, a koji nisu prije nego što ih proslijedite vašem računovođi.
Sadržaj
Bez obzira kako je račun stigao na vaš Banqup račun, nakon prolaska kroz uslugu optičkog prepoznavanja podataka (OCR), svaki se račun pojavljuje u izborniku Računi za plaćanje su sa statusom 'Za prihvatiti'.
Definiranje načina prihvaćanja računa prema zadanim postavkama
Možete definirati kako se račun prihvaća prije nego što ga proslijedite svom računovođi.
Da biste to učinili:
Idite na svoje Postavke
Ulazni
Pod postavkom Prihvati odaberite kako će se dolazni računi prihvaćati
Ručno: svaki dokument treba ručno odobriti korisnik
Pouzdano: računi koji dolaze od dobavljača koji su označeni kao pouzdani (u datoteci dobavljača) bit će automatski prihvaćeni
Automatski: svi uvezeni računi bit će odobreni automatski
Napomena: Ovdje također možete uključiti identifikaciju duplikata, blokirati njihovo arhiviranje i automatski prihvaćati dokumente s adresa e-pošte s popisa dopuštenih. Da biste adrese e-pošte postavili na dopušteni popis, upišite ih u okvir i odvojite svaku e-poštu zarezom.
Kako ručno prihvatiti ili odbiti račun
Da biste ručno prihvatili ili odbili dokument, idite na izbornik Primljeni računi.
Onda imate 2 opcije:
Prihvaćanje jedne ili više faktura odjednom
Kada odete na svoj popis primljenih računa, sve što trebate učiniti je odabrati račune koje želite prihvatiti (označavanjem okvira kao što je prikazano pod #1 na slici ispod), a zatim kliknite na gumb Prihvati (kao što je prikazano pod #2 ispod).
Prihvaćanje jednog računa sa stranice s detaljima
Na popisu u tijeku kliknite na račun koji želite prihvatiti. Kada ste na stranici s detaljima, možete odbiti ili prihvatiti račun pomoću akcija iznad podataka računa.
Poruka potvrđuje da su vaši računi prihvaćeni, a također ćete biti obaviješteni ako nešto pođe po krivu.
Nakon prihvaćanja, status računa mijenja se iz "Za prihvaćanje" u status koji pokazuje koliko je vremena preostalo prije dospijeća računa. Račun se arhivira čim ga prihvatite.
Upozorenje! Prihvaćanje računa neće biti moguće osim ako prethodno nisu ispunjeni svi metapodaci. Ukoliko neki podaci nedostaju, popunite ih ručno.
Kako odbiti račun
Prilikom odbijanja računa pojaviti će se prozor u kojem navedite razlog odbijanja.
Napomena: Za račune primljene putem e-pošte pojavljuju se 2 potvrdna okvira prije odbijanja:
Da obavijestite dobavljača putem e-pošte da ste odbili račun i zašto.
Da staviti ovu adresu e-pošte na crnu listu i spriječiti slanje bilo kojeg drugog računa na vaš Banqup račun. Sve što je poslano s adrese e-pošte koja je na crnoj listi ići će ravno u koš za smeće.
Važno: Prihvaćajte samo račune koji su legitimni jer jednom kada ih prihvatite, nećete ih moći poništiti.
Kako vratiti račun koji je bio odbijen
Ako ste greškom odbili račun, možete ga vratiti iz kartice Odbijeni računi.
Odaberite račun i stisnite Obnovi.
Nakon obnavljanja, račun će se ponovno pojaviti na kartici U tijeku.