Ako želite arhivirati izlazni račun i proslijediti ga svom knjigovođi bez slanja klijentu, morati ćete prvo urediti neke postavke:
1. Dodijelite korisničku rolu Arhivirajte prodajte račune bez isporuke kupcu
Idite na Postavke
Zatim na Korisnici.
Odaberite kojem korisniku želite dodijeliti rolu i aktivirajte opciju Arhiviraj prodajne račune bez isporuke klijentu.
2. Aktivirajte opciju Pošalji arhivirane dokumente u aplikaciji
Nakon što je omogućeno, svi arhivirani dokumenti bit će poslani aplikacijama (i, ako je vaša računovodstvena aplikacija aktivna, vaši će računi ići računovođi).
Idite na svoje Postavke, a zatim na Izlazni.
Pomaknite se prema dolje do opcije Arhiva i omogućite opciju prosljeđivanja izlaznih računa koje su arhivirane bez isporuke kupcu vašem računovođi.
/!\ UPOZORENJE /!\
Ako ova opcija nije uključena, vaši dokumenti će biti arhivirani bez slanja kupcima, ALI neće biti poslani knjigovođi (i kasnije ih više nećete moći ponovno poslati). Pazite da aktivirate ovu opciju PRIJE nego prijeđete na sljedeći korak.
3. Odaberite status plaćanja koji će imati arhivirani dokument
Idite na postavke Automatizacija
Pomaknite se prema dolje do Izravno arhiviranje dokumenata. U Financijskom statusu arhiviranih dokumenata možete odabrati status (nepoznato ili plaćeno) koji će svaki dokument imati nakon uvoza metodom opisanom u ovom članku (također poznat kao konektor u arhivi).
Napomena: ako koristite softver za fakturiranje i želite svoje dokumente poslati izravno iz ovog softvera u arhivu, možete generirati API ključ s ovog zaslona klikom na dvostruku strelicu. Ovaj ključ API-a treba ući u vaš softver (više detalja potražite u dokumentaciji) i koristit će se za povezivanje vašeg softvera za fakturiranje s Banqupom.
4. Arhivirajte račune bez slanja kupcu
Dolje opisani postupak služi za arhiviranje računa koje ručno odaberete. Da biste automatski arhivirali sve račune naslovljene na kupca, slijedite ovaj postupak.
U izborniku Potraživanja postoje 2 načina za arhiviranje računa:
Skupnim djelovanjem
Klikom na gumb Arhiviraj u detaljima računa
Dokumenti koji stignu na platformu preko arhivskog konektora bit će izravno arhivirani ako:
XML datoteka je validna
Dokument nije duplikat (ako je postavka Blokiraj duplikate uključena)
Svi metapodaci su prisutni
Napomena: ako nisu popunjeni svi metapodaci, dokumenti će biti poslani u odgovarajući izbornik (Računi za plaćanje ili potraživanje). Korisnik bi zatim trebao ručno ispuniti podatke koji nedostaju prije nego što mogu arhivirati račune. Da bi to učinio, korisnik mora imati aktiviranu ulogu Uredi arhivirane podatke o dokumentu dobavljača.
Ako je kupac ili dobavljač računa prepoznat među onima koji su već evidentirani na vašem računu, povezivanje s njim će se izvršiti automatski.