Criar as suas faturas no Banqup pode poupar-lhe muito tempo e aborrecimentos. Antes de criar uma fatura, mostrar-lhe-emos como configurar corretamente as suas preferências.
Índice:
Definir as suas preferências
Vá às suas Definições > De saída.
Aqui estão as definições que podem ser configuradas:
Comentário predefinido em todas as faturas(opcional): acrescente um comentário que aparecerá em todas as suas faturas emitidas. Por exemplo, informação sobre o seu horário de abertura, ofertas atuais, encerramento de férias, etc.
Numeração automática: ativar esta opção para gerar um número de fatura automaticamente (escolherá o formato no passo #3). Desative-o para dar um número às suas faturas manualmente.
Se ativou a numeração automática no passo #2, escolha aqui:
O nome da sequência de numeração.
O tipo de documento a que deve ser aplicado (fatura ou nota de crédito).
As datas de início e fim - relevantes se utilizar uma nova sequência de numeração todos os anos. Isto impedirá que a numeração automática prossiga após a data final.
O valor seguinte. Ao adicionar um novo formato de numeração, escreva qual será o primeiro valor. A numeração automática vai buscá-lo a partir daí.
Exemplo: O seu nome de sequência é 2022, o valor seguinte pode ser 2022-001. A numeração automática utilizará 2022-001 na sua primeira fatura, depois 2022-002, 2022-003, etc.
Adicionar um novo modelo de sequência de numeração.
Escolher qual a sequência de numeração a utilizar por defeito.
Poderá ainda alterar a sequência a utilizar para uma fatura durante a sua criação.
Carregue aqui o seu documento de termos & condições e este será anexado a todas as suas faturas emitidas criadas no Banqup.
Escolha que informação extra mostrar no rodapé das suas faturas:
E-mail da empresa
Número de telefone da empresa
Website da empresa
Informação adicional (texto livre)
IBAN(s)
Dica: para adicionar ou editar o(s) seu(s) IBAN(s), vá às suas Configurações> Informação da empresa
Escolher o que exibir como referência de pagamento:
Número da fatura
Texto livre
Importe os seus clientes para o Banqup
Se ainda não o fez, agora é uma boa altura. Mesmo que este passo seja opcional, vai poupar-lhe muito tempo no futuro.
Criar uma nova fatura
Ir para o menu das Contas a receber.
Clique em Criar nova fatura
Ao criar a fatura na plataforma, é necessário preencher as informações legais da fatura:
Moeda da fatura:
Tipo de documento: fatura ou nota de crédito.
Nota: se selecionar a nota de crédito, aparecerão dois novos campos para ligar a nota de crédito à fatura original: número da fatura original e data da fatura original.
Data do documento. A data de vencimento é automaticamente definida, depois de ativar a opção Pagamento predefinido após (Definições > De saída > Pagamento predefinido após).
Número do documento. Gerado automaticamente se tiver ativado a numeração automática das faturas emitidas (ver acima 'Configurar as suas preferências) (ver ponto #2).
O seu cliente: escolha para qual cliente deseja enviar a fatura. A importação dos seus clientes no passo anterior ajuda-o a poupar tempo aqui.
Se o cliente ainda não tiver sido importado, clique em + Adicionar novo cliente e preencha as informações do seu novo cliente.
Nota: se o seu cliente for membro da OpenPeppol, terá também de preencher o número da ordem de compra antes de poder enviar a fatura.
Produto ou serviço: adicione os seus produtos ou serviços à fatura.
Serviço/produto: nome do seu produto/serviço.
Descrição: descrição do seu produto.
Quantidade : horas, quantidade ou unidade de medida do seu produto.
Unidade: em que unidade está o seu produto/serviço (peça, grama, kg, metro, hora, dia, mês, etc.).
Taxa/preço: a taxa ou preço de uma única unidade do seu produto.
Desconto % (opcional): introduza a % do desconto oferecido. O montante total será calculado automaticamente.
IVA: taxa de IVA aplicável ao seu produto/serviço.
Clique no botão Adicionar nova linhapara adicionar linhas extra de produtos/serviços à sua fatura.
Os sub-totais, totais e campos de IVA são calculados automaticamente.
Dicas:
Pode criar um produto de catálogo do qual poderá importar produtos para a sua fatura através do botão Importar do catálogo de produtos.
Adicione um produto ao seu catálogo de produtos diretamente da ferramenta de criação de faturas, clicando no sinal de + no final da linha.
Duplicar uma linha de faturação com o botão duplicado:
Dados bancários. Aqui, encontrará o nome da sua empresa, o seu IBAN, BIC, e a referência de pagamento.
Comentários. Pode acrescentar um comentário a cada fatura individualmente ou criar um comentário predeterminado que apareça em todas as faturas (como visto anteriormente neste artigo).
Anexos. Se o documento necessitar de anexos, pode soltá-los através de arrastar e largar ou clicando para abrir o explorador de ficheiros do seu computador.
Guardar.
Enviar uma fatura ao cliente
Uma vez que a fatura tenha sido guardada, surgirá no menu Contas a receber. A partir daí, só tem de selecionar a(s) fatura(s) que deseja enviar e clicar em Enviar.
