Jeśli chcesz zarchiwizować fakturę sprzedaży i wysłać ja do księgowego, ale bez wysyłanie je klientowi, musisz wybrać odpowiednie ustawienia:
Po wykonaniu tych kroków będziesz mógł archiwizować dokumenty bez wysyłania ich klientowi.
Nadaj użytkownikowi rolę Archiwizacja faktur sprzedaży bez dostawy do klienta
Wybierz menu Ustawienia, i wybierz Użytkownicy:
Wybierz użytkownika, któremu chcesz nadać tę rolę, i zaznacz pole Archiwizacja faktur sprzedaży bez dostawy do klienta.
Aktywuj przesyłanie zarchiwizowanych faktur księgowemu
Po włączeniu tego ustawienia każdy zarchiwizowany dokument trafi do księgowego (pod warunkiem, że aktywowałeś aplikację księgową).
Wejdź w Ustawienia, a następnie Wychodzące.
Przejdź do punktu Archiwum, a następnie włącz opcję Przekaż księgowemu faktury sprzedaży, które zostały zarchiwizowane bez dostawy do klienta.
/!\ Uwaga /!\
Kiedy to ustawienie nie jest aktywne, będziesz mógł zarchiwizować fakturę bez przesłania jej klientowi, ALE nie będziesz mógł jej już przekazać księgowemu (również później, po zmianie ustawień). Zanim przejdziesz do kolejnego kroku upewnij się, że włączyłeś to ustawienie.
Wybierz status finansowy archiwizowanych dokumentów
W Ustawieniach przejdź do zakładki Automatyzacja:
Zjedź w dół do punktu Bezpośrednia archiwizacja faktur.
W polu Status finansowy archiwizowanych dokumentów wybierz, jaki status (nieznane lub opłacone) mają mieć dokumenty przekazane do archiwum w sposób opisany w tym artykule.
Podpowiedź:
jeśli korzystasz z zewnętrznego oprogramowania do wystawiania faktur, możesz je wysyłać bezpośrednio do archiwum Banqup za pomocą klucza API. Aby wygenerować klucz, kliknij symbol dwóch strzałek. W dokumentacji Twojego programu do fakturowania powinna znajdować się dokładna instrukcja, jak wykorzystać klucz API do połączenia z naszą platformą.
Jak archiwizować dokumenty bez wysyłania ich klientowi
Poniższy proces pozwoli Ci wybierać, które faktury mają trafić do archiwum.
W menu Należności są dwa sposoby na archiwizowanie dokumentów:
Przez akcję zbiorczą:
Klikając Archiwum w szczegółach faktury:
Aby dokumenty przesłane z zewnętrznych programów trafiły bezpośrednio do archiwum, muszą spełnić następujące warunki:
Plik XML musi być poprawny
Plik nie może być duplikatem (jeśli funkcja blokowania duplikatów jest aktywna)
Wszystkie wymagane dane są wprowadzone
Uwaga: jeśli brakuje części niezbędnych danych, dokument trafi do odpowiedniego menu (zobowiązania lub należności). Przed archiwizacją faktury niezbędny będzie uzupełnienie jej danych, może to zrobić użytkownik z nadaną rolą Edytowanie szczegółów zarchiwizowanych dokumentów dostawcy.
System automatycznie przypisze dokument do klientów lub dostawców już zapisanych na koncie Banqup.