Banqup daje Ci możliwość automatycznego zapisywania na koncie przychodzących faktur. Wiemy jednak, że niekoniecznie każdy wysłany do Ciebie dokument jest wart przyjęcia i przesłania do księgowego.
Możesz mieć kontrolę nad tym, które faktury trafiają na Twoje konto, i ocenić, czy zostały one prawidłowo wystawione. Dzięki temu do księgowego trafią tylko te dokumenty, którymi faktycznie warto się zająć.
Spis treści:
System OCR automatycznie odczyta dane każdej faktury, która trafi na Twoje konto w Banqup. Następnie trafi ona do menu Zobowiązania, ze statusem Do zaakceptowania.
Automatyczne akceptowanie faktur
Możesz zdecydować w jaki sposób akceptujesz faktury przed ich wysłaniem do księgowego:
Wybierz menu Ustawienia > Ustawienia dokumentów przychodzących.
W zakładce Zatwierdź możesz wybrać sposób akceptowania faktur przychodzących:
Ręczny: użytkownik musi ręcznie zatwierdzić każdy dokument (jest to domyślne ustawienie).
Zaufany: faktury od dostawców zapisanych wcześniej jako zaufani są automatycznie akceptowane.
Automatyczny: wszystkie przesłane dokumenty są automatycznie akceptowane.
Uwaga:
w tym miejscu ustawisz również sprawdzanie dokumentów pod kątem duplikatów, zablokujesz archiwizowanie duplikatów, oraz pozwolisz na automatyczne akceptowanie dokumentów wysłanych z zaufanych adresów e-mail. By dodać zaufane adresy, wpisz je w udostępnione pole. Możesz wprowadzić tam wiele adresów e-mail, oddzielając je przecinkiem.
Ręczne akceptowanie i odrzucanie faktur
Możesz ręcznie akceptować i odrzucać faktury w menu Zobowiązania.
Są na to dwa sposoby:
Akceptowanie jednej, bądź kilku faktur jednocześnie
Wystarczy, że na liście zobowiązań zaznaczysz dokumenty, które chcesz zaakceptować (krok #1 na poniższym przykładzie), a następnie klikniesz Zatwierdź (krok #2).
Akceptowanie w oknie szczegółów faktury
Wybierz fakturę z listy bieżących zobowiązań. Przejdziesz do okna jej szczegółowych danych, a nad nimi znajdziesz opcje zaakceptowania lub odrzucenia faktury.
System poinformuje Cię o udanym zaakceptowaniu dokumentu, otrzymasz również powiadomienie o ewentualnych problemach.
Status zaakceptowanej faktury podpowie Ci, w jakim terminie musisz ją uregulować. Zaakceptowane faktury od razu są widoczne również w archiwum.
Uwaga! Możesz akceptować tylko odpowiednio opisane faktury. Jeśli w szczegółach faktury brakuje danych, możesz je uzupełnić ręcznie.
Jak odrzucić fakturę
System poprosi Cię o podanie powodu odrzucenia faktury.
Uwaga: przy odrzucaniu faktur otrzymanych pocztą elektroniczną pojawią się dwie dodatkowe opcje:
przesłanie nadawcy informacji o odrzuceniu faktury i jego przyczynie;
dodanie adresu nadawcy do czarnej listy, dzięki czemu co kolejne wiadomości z tego same źródła trafią prosto do kosza.
Ważne:
nie możesz cofnąć akceptacji dokumentu. Pamiętaj, aby akceptować tylko prawidłowe faktury.
Jak odzyskać odrzuconą fakturę
Odrzucone zobowiązanie odnajdziesz w zakładce Kosz. Możesz odzyskać omyłkowo odrzuconą fakturą wchodząc w jej szczegóły, i klikając Przywróć - od razu trafi ona do zakładki W toku.