Możesz ustawić proces przyjmowania faktur przychodzących na Twoje konto Banqup tak, by odpowiadał on Twoim potrzebom i preferencjom.
Spis treści:
W menu Ustawienia > Przychodzące dostępne ustawienia są wyświetlone zgodnie z kolejnością kroków, przez które przechodzi faktura przychodząca. Niektóre z nich (zatwierdzenie dostawcy, zatwierdzenie biznesowe, zatwierdzenie płatności) są opcjonalne: możesz je włączyć lub wyłączyć w dowolnym momencie. Wrócimy do tego w dalszej części artykułu.
3 sposoby zatwierdzania faktur
Każda faktura przesłana na Twoje konto wymaga zatwierdzenia zanim trafi do archiwum i Twojego księgowego.
Są na to 3 sposoby:
Ręczny: użytkownik musi ręcznie zatwierdzić każdy dokument (jest to domyślne ustawienie).
Zaufany: faktury od dostawców zapisanych wcześniej jako zaufani są automatycznie akceptowane.
Automatyczny: wszystkie przesłane dokumenty są automatycznie akceptowane.
Uwaga:
w tym miejscu ustawisz również sprawdzanie dokumentów pod kątem duplikatów, zablokujesz archiwizowanie duplikatów, oraz pozwolisz na automatyczne akceptowanie dokumentów wysłanych z zaufanych adresów e-mail. By dodać zaufane adresy, wpisz je w udostępnione pole. Możesz wprowadzić tam wiele adresów e-mail, oddzielając je przecinkiem.
Możesz również dodać trzy opcjonalne kroki.
Zatwierdzanie dostawcy
Skorzystaj z tego ustawienia, by wprowadzić dodatkowy krok w procesie zatwierdzania faktur od wybranych dostawców. Musisz jeszcze przejść do ustawień tego dostawcy, wybierając go w menu Klienci i dostawcy > Dostawcy, a następnie w odpowiednim polu dodać użytkowników, którzy będą mogli potwierdzać faktury.
Zatwierdzanie biznesowe
Gdy zatwierdzanie biznesowe jest aktywne, każdy przychodzący dokument będzie wymagał zatwierdzenia ze strony użytkownika uprawnionego do zatwierdzania biznesowego niezależnie od tego, czy potwierdził go już użytkownik bez takich uprawnień. Uprawnienia nadasz w menu Ustawienia > Użytkownicy, wybierając konkretnego użytkownika.
Zatwierdzanie płatności
Po włączeniu tej funkcji użytkownik z aktywnym uprawnieniem Zatwierdzanie płatności będzie otrzymywał powiadomienia o konieczności zatwierdzenia faktur, które użytkownik bez takich uprawnień oznaczył wcześniej jako opłacone.
Możesz użyć tej funkcji na przykład do monitorowania, które z faktur faktycznie zostały opłacone.