Są dwie możliwe przyczyny, dla których możesz chcieć wysłać dokumenty bezpośrednio do archiwum (bez akceptowania faktury przychodzącej, czy wysyłania do klienta faktury wychodzącej):
Twoja firma uzyskała dostęp do Banqup w trakcie roku podatkowego, i chcesz mieć łatwy dostęp do faktur wystawionych przed korzystaniem z platformy.
Chcesz przekazać faktury księgowemu przed ewentualnym wysłaniem ich do klienta.
Przesyłanie faktur bezpośrednio do archiwum
Czy dopiero zacząłeś korzystać z naszej platformy, i chcesz mieć w archiwum wcześniejsze faktury, już przetworzone przez księgowego?
Poniższe kroki pozwolą Ci to zrobić z pominięciem standardowej ścieżki importu dokumentów (zatem nie będziesz musiał zatwierdzać faktur, ani wysyłać ich do klienta).
Cały proces opiera się na komunikacji pomiędzy platformą Banqup a zewnętrznym oprogramowaniem, na którym masz zgromadzone faktury.
Wejdź w Ustawienia.
Wybierz zakładkę Automatyzacja.
Przejdź do ustawienia Bezpośrednia archiwizacja faktur. Jeśli pole Unikalny klucz jest puste, kliknij symbol z dwiema strzałkami. Możesz ustawić domyślny status faktur zarchiwizowanych tą ścieżką jako zapłacone, lub nieznane.
Wprowadź swoją nazwę użytkownika, unikalny klucz i pozostałe niezbędne dane w zewnętrznym programie, by połączyć go z Twoim kontem Banqup (w razie problemów z tym krokiem zalecamy zapoznanie się z dokumentacją zewnętrznego oprogramowania).
Faktury przesłane z wykorzystaniem funkcji bezpośredniej archiwizacji trafiają bezpośrednio do archiwum, jeśli spełnione są następujące warunki:
Plik XML jest prawidłowy.
Faktura nie jest duplikatem, przy założeniu, że funkcja Blokuj wysyłanie duplikatów jest aktywna (Ustawienia > Wychodzące > Sprawdź pod kątem duplikatów dokumentów > Blokuj wysyłanie duplikatów).
Wszystkie wymagane dane faktury są uzupełnione.
Uwaga: jeśli na fakturze brakuje części danych, trafi ona na listę zadań do wykonania (odpowiednio w menu Należności lub Zobowiązania). Po uzupełnieniu faktury będzie można ją zarchiwizować. Mogą to zrobić tylko użytkownicy z nadanym uprawnieniem Archiwizacja faktury sprzedaży bez dostawy do klienta, lub Importowanie faktur zakupu bezpośrednio do archiwum (Ustawienia > Użytkownicy).
Jeśli OCR rozpozna na dokumencie dane zapisanego dostawcy lub klienta, automatycznie przypisze fakturę do ich profilu.
Zwróć uwagę, że możesz archiwizować faktury wychodzące bez wysyłanie ich do klienta niezależnie od tego, jak znalazły się na Twoim koncie Banqup.
Przesyłanie faktur do księgowego
Możesz wysyłać zarchiwizowane faktury księgowemu w analogiczny sposób. UWAGA: najpierw upewnij się, że jest aktywne ustawienie Przekaż księgowemu faktury sprzedaży, które zostały zarchiwizowane bez dostawy do klienta (Ustawienia > Wychodzące > Archiwum).
Jeśli to ustawienia jest aktywne, będziesz mógł przekazywać faktury księgowemu z pominięciem standardowej ścieżki (np. wysyłania faktury do klienta).