Ja vēlies arhivēt izejošo rēķinu un pārsūtīt to savam grāmatvedim, nenosūtot to savam klientam, vispirms ir jārediģē daži iestatījumi:
1. Piešķir lietotāja lomu Arhivēt izejošos rēķinus bez piegādes klientam
Dodies uz Iestatījumi un tad uz Lietotāji.
Izvēlies, kuram lietotājam piešķirt lomu, un aktivizē opciju Arhivēt izejošos rēķinus bez piegādes klientam.
2. Aktivizē opciju Sūtīt arhivētos dokumentus grāmatvedim
Kad tas ir iespējots, visi arhivētie dokumenti tiks nosūtīti tavam grāmatvedim, ja Tava grāmatvedības lietotne ir aktivizēta.
Dodies uz Iestatījumi un tad uz Izejošie.
Ritini uz leju līdz Arhīvam un iespējo Izejošie rēķini, kas ir arhivēti bez piegādes klientam, tiek pārsūtīti grāmatvedim
/!\ Brīdinājums /!\
Ja šī opcija nav iespējota, Tavi dokumenti tiks arhivēti, tos nenosūtot klientiem, BET tie netiks nosūtīti grāmatvedim (un vēlāk tos vairs nevarēsi nosūtīt). Tāpēc esi uzmanīgs, lai aktivizētu šo opciju PIRMS pāriet uz nākamo darbību.
3. Izvēlies, kāds būs maksājuma statuss arhivētajiem dokumentiem
Dodies uz Automatizācija iestatījumiem
Ritini uz leju līdz Dokumentu arhivēšana nepastarpināti. Sadaļā Arhivēto dokumentu finansiālais statuss vari izvēlēties statusu (Nav zināms vai Apmaksāts), kāds būs jebkuram dokumentam pēc importēšanas, izmantojot šajā rakstā aprakstīto metodi.
Piezīme:
ja izmanto rēķinu izrakstīšanas programmatūru un vēlies sūtīt dokumentus tieši no šīs programmatūras uz arhīvu, šajā ekrānā vari ģenerēt API atslēgu, noklikšķinot uz dubultās bultiņas. Šī API atslēga ir jāiekļauj Tavā programmatūrā (plašāku informāciju skati dokumentācijā), un tā tiks izmantota, lai savienotu Tavu rēķinu izrakstīšanas programmatūru ar Banqup.
4. Arhivē rēķinus, nenosūtot tos klientam
Tālāk aprakstītā procedūra tiek izmantota, lai arhivētu rēķinus, kurus atlasi manuāli. Lai automātiski arhivētu jebkuru klientam adresētu rēķinu, Tev jāveic atbilstoša atzīme klienta kartiņā.
Izejošie rēķini sadaļā, ir divi veidi, kā arhivēt rēķinu:
Vairākus vienlaicīgi
Klikšķini Arhivēt no rēķina detalizētā skata
Dokumenti, kas nonāk platformā, izmantojot arhīva savienotāju, tiks tieši arhivēti, ja:
XML fails ir derīgs
Dokuments nav dublikāts (ja iestatījums Bloķēt dublikātu nosūtīšanu ir ieslēgts)
Ir visi metadati
Piezīme: ja visi metadati nav aizpildīti, dokumenti tiks nosūtīti uz atbilstošo izvēlni (Ienākošie vai Izejošie). Pirms arhivēšanas lietotājam ir manuāli jāievada trūkstošie dati. Lai to izdarītu, lietotājam ir jābūt aktivizētai lomai Rediģēt arhivētos piegādātāja dokumenta datus.
Ja kāds klients vai rēķina piegādātājs tiek atpazīts starp tiem, kas jau ir reģistrēti Tavā kontā, saite uz to tiks veikta automātiski.