Vajadus võib tekkida dokumente otse arhiivi saata kahel põhjusel (ilma, et peaksid ostuarveid vastu võtma või saatma müügiarveid uuesti klientidele):
Ettevõte hakkab Banqupi kasutama eelarveaasta keskel ja soovite oma Banqupi-eelsed arved üles laadida
Soovid saata arveid oma raamatupidajale ilma klientidele saatmata
Laadi arved üles otse arhiivi
Oled alles alustanud Banqupi kasutamist ja soovid arhiveerida oma Banqupi-eelsed arved, mida raamatupidaja on juba töödeldud?
Järgi allpool kirjeldatud protsessi. Arvet arhiveerida, ilma et peaksid läbima tavalist impordiprotsessi (sellisel juhul pole vaja ostuarveid kinnitada ega müügiarveid uuesti saata).
Seda saab teha API konnektori kaudu, mis toimib sillana sinu praeguse arvelduslahenduse ja Banqupi vahel.
1. Mine Seaded
2. Automatiseerimine
3. Vali Arvete Arhiiveerimine välja saatmata. Kui Unikaalse võtme väli on tühi, klõpsa topeltnoole ikooni. Saad valida oleku (teadmata või tasutud), mis määratakse arhiivikonnektori kaudu imporditud arvetele.
4. Sisesta oma kasutajanimi, API-võti ja REST-pääsupunkt (pakkub Unifiedpost) oma kolmanda osapoole tarkvarasse, et linkida see Banqupiga (selles osas abi saamiseks vaata oma tarkvara dokumentatsiooni).
5. Konnektori kaudu imporditud arved arhiivitakse otse, kui:
1. XML-fail on kehtiv
2. Arve ei ole duplikaat, kuna seade Blokeeri saadetav duplikaat on sisse lülitatud (Seaded > Müügiarved> Kontrolli duplikaate > Blokeeri duplikaadid saatmiseks > Sees)
3. Kõik metaandmed on täidetud
Märkus. Kui kõik andmed pole täidetud, saadetakse arved sinu (Makstud arved või Saadaolevad arved) pooleliolevasse loendisse. Kasutaja peab siis enne arve arhiivimist puuduolevad andmed käsitsi täitma. Selleks on kasutajal vaja müügiarvete arhiveerimist ilma kliendile kohaletoimetamiseta ja ostuarvete importimine otse arhiivi rollidesse (Seaded > Kasutajad).
Invoices imported through the archive connector get archived directly if:
6. Kui OCR tuvastab kliedi või tarnija kes on juba kontol olemas, lingitakse need automaatselt arvetega.
Saad väljaminevaid arveid arhiivida ilma neid oma klientidele saatmata, olenemata sellest, kuidas need oma Banqupi kontole impordid.
Arvete saatmine raamatupidajale
Kui soovid arveid arhiveerida, et need oma raamatupidajale saata, on toimingud samad, mis ülaltoodud meetodil, VÄLJA arvatud juhul, kui pead esmalt valima Edasta oma raamatupidajale müügiarved, mis arhiveeriti ilma kliendile edastamata (Seaded > Müügiarved > Arhiiv).
Pärast selle seadistuse lubamist saad saata oma arved otse raamatupidajale, ilma tavalist töövoogu läbimata (st klientidele arveid saatmata).