Pokud si přejete archivovat prodejní fakturu a předat ji svému účetnímu, aniž byste ji posílali klientovi, budete muset nejprve upravit některá nastavení:
1. Přiřaďte uživatelskou roli Archivace prodejních faktur bez doručení zákazníkovi
Jděte do Nastavení a poté do Uživatelé.
Vyberte, kterému uživateli chcete přiřadit roli a aktivujte možnost Archivace prodejních faktur bez doručení zákazníkovi.
2. Aktivujte možnost Odeslat archivované dokumenty to aplikací
Po aktivaci bude do aplikací odeslán jakýkoli archivovaný dokument (a pokud je vaše účetní apliakce aktivní, vaše faktury budou předány učetní).
Jděte do Nastavení a potom do Odchozí.
Přejděte dolů na Archiv a povolte možnost Prodejní faktury, které byly archivovány bez doručení zákazníkovi, budou předány vašemu účetnímu.
/!\ Upozornění /!\
Pokud tato možnost není povolena, vaše doklady budou archivovány, aniž by byly odeslány zákazníkům, ALE nebudou odeslány účetní (a později je již nebudete moci odeslat). Buďte tedy opatrní, abyste tuto možnost aktivovali PŘED přechodem k dalšímu kroku.
3. Vyberte stav platby, který bude mít archivovaný doklad
Jděte do nastavení Automatizace
Přejděte dolů na Přímá archivace dokumentů. Ve Finanční status archivovaných dokumentů, můžete si vybrat stav (neznámý nebo zaplacený), který bude mít jakýkoli dokument po importu pomocí metody popsané v tomto článku (známé také jako konektor v archivu).
Poznámka: pokud používáte fakturační software a chcete poslat své dokumenty přímo z tohoto softwaru do archivu, můžete z této obrazovky vygenerovat API klíč kliknutím na dvojitou šipku. Tento klíč API se dostane do vašeho softwaru (další podrobnosti naleznete v dokumentaci) a použije se k připojení vašeho fakturačního softwaru k Banqup.
4. Archivace faktur bez jejich zaslání zákazníkovi
Níže popsaný postup slouží k archivaci faktur, které vyberete ručně. Pro automatickou archivaci jakékoli faktury adresované zákazníkovi, následujte níže uvedenou proceduru.
V menu Pohledávky jsou 2 způsoby jak archivovat fakturu:
Hromadnou akcí
Kliknutím na tlačítko Archivovat v detailech faktury
Dokumenty přicházející na platformu pomocí archivačního konektoru budou přímo archivovány, pokud:
Soubor XML je platný
Dokument není duplikát (pokud nastavení Blokovat duplikáty je nastaveno na zapnuto)
Jsou přítomna všechna metadata
Poznámka: pokud nejsou vyplněna všechna metadata, budou dokumenty odeslány do příslušné nabídky (Závazky nebo Pohledávky). Uživatel by pak měl ručně vyplnit chybějící data, než bude moci archivovat. K tomu musí mít uživatel aktivovanou roli Editovat podrobnosti archivovaného dokumentu dodavatele.
Pokud je zákazník nebo dodavatel faktury rozpoznán mezi těmi, kteří jsou již zaznamenáni ve vašem účtu, bude odkaz na ni proveden automaticky.