Existují 2 důvody, proč možná budete muset posílat dokumenty přímo do archivu (aniž byste museli přijímat příchozí faktury nebo museli znovu posílat odchozí faktury svým zákazníkům):
Vaše společnost začne používat Banqup v polovině fiskálního roku a chcete nahrát své faktury do Banqup
Chcete posílat faktury své/mu účetní/mu, aniž byste je posílali svým zákazníkům
Nahrajte faktury přímo do archivu
Právě začínáte používat Banqup a chcete archivovat své faktury přes Banqup, které již zpracoval účetní?
Chcete-li své faktury archivovat, aniž byste museli procházet běžným procesem importu, postupujte podle níže popsaného postupu (není tedy nutné schvalovat příchozí faktury nebo znovu odesílat odchozí faktury).
Funguje to prostřednictvím konektoru (API), který bude fungovat jako most mezi vaším aktuálním fakturačním řešením a Banqup.
Jděte do Nastavení
Automatizace
Přejděte dolů na Přímá archivace dokumentů. Pokud je pole Jedinečný klíč prázdné, klikněte na ikonu dvojité šipky. Můžete si vybrat stav (neznámý nebo zaplacený), který bude přiřazen k fakturám importovaným přes konektor archivu.
Vložte své uživatelské jméno, klíč API a přístupový bod REST (poskytovaný společností Unifiedpost) do softwaru třetí strany, abyste jej propojili s Banqup (nápovědu k tomuto účelu naleznete v dokumentaci k vašemu softwaru).
Faktury importované přes konektor archivu se archivují přímo, pokud
Soubor XML je platný
Faktura není duplikát, protože je zapnuto nastavení Blokovat odesílaný duplikát
(Nastavení > Odchozí > Zkontrolovat duplikáty > Blokovat duplikáty k odeslání > Zapnuto)
Všechna metadata jsou vyplněna
Poznámka: pokud nebyla vyplněna všechna metadata, budou faktury zaslány na váš rozpracovaný seznam (závazky nebo pohledávky). Uživatel by pak musel ručně vyplnit chybějící údaje, než bude moci fakturu archivovat. K tomu potebuje uživatel povolenou Archivaci prodejních faktur bez doručení klientovi a Import nákupních faktur přímo do archivu rolí (Nastavení > Uživatelé).
Pokud je zákazník nebo dodavatel rozpoznán OCR jako existující záznam ve vašem účtu, bude automatick spojen s fakturami.
Vezměte prosím na vědomí, že můžete archivovat odchozí faktury, aniž byste je posílali svým klientům, bez ohledu na to, jak je importujete do svého účtu Banqup.
Zasílání faktur vašemu/vaší účetní/mu
Pokud chcete archivovat faktury, abyste je mohli odeslat své/mu účetní/mu, postup je stejný jako u výše uvedeného způsobu, ALE nejprve musíte povolit funkci
Předejte svému účetnímu prodejní faktury, které byly archivovány bez doručení klientovi
(Nastavení> Odchozí > Archivovat).
Po povolení tohoto nastavení můžete posílat faktury přímo účetní/mu, aniž byste museli procházet běžným pracovním postupem (tj. posílat faktury zákazníkům).