Postoje 2 razloga zbog kojih ćete možda morati da pošaljete dokumente direktno u arhivu (bez potrebe da prihvatate Ulazne fakture ili da Izlazne fakture ponovo šaljete svojim kupcima):
Vaša kompanija počinje da koristi Banqup sredinom fiskalne godine i želite da otpremite svoje fakture od pre korišćenja Banqupa
Želite da fakture šaljete svom knjigovođi, a da ih ne šaljete svojim kupcima
Otpremite fakture direktno u arhivu
Tek počinjete da koristite Banqup i želite da arhivirate svoje fakture pre korišćenja Banqupa koje je knjigovođa već obradio?
Sledite postupak opisan u nastavku da biste arhivirali fakture bez potrebe da prolazite kroz redovni postupak uvoza (stoga nema potrebe da odobravate Ulazne fakture ili da ponovo šaljete Izlazne fakture).
Ovo funkcioniše putem konektora (API) koji će delovati kao most između Vašeg trenutnog rešenja za fakturisanje i Banqupa.
Idite na Podešavanja
Automatizacija
Pomerite se na dole do Arhiviraj dokument. Ako je polje Jedinstveni ključ prazno, kliknite ikonu dvostruke strelice. Možete da izaberete status (nepoznat ili plaćen) koji će biti dodeljen fakturama uvezenim preko konektora za arhivu.
Unesite svoje korisničko ime, API ključ i REST pristupnu tačku (pruža Unifiedpost) u softver nezavisnog proizvođača da biste ga povezali sa Banqup-om (pogledajte dokumentaciju softvera za pomoć u vezi s tim).
Fakture uvezene preko konektora za arhivu, arhiviraju se direktno ako:
XML datoteka je važeća
Faktura nije duplikat, s obzirom na to da je uključena postavka Blokiraj duplikat za slanje, (Postavke> Izlazno> Proveri da li postoje duplikati> Blokiraj duplikate za slanje> Uključeno)
Svi metapodaci su popunjeni
Napomena: ako svi metapodaci nisu popunjeni, fakture će se slati na Vašu (Ulazne ili Izlazne fakture) tekuću listu. Korisnik bi tada morao ručno da popuni podatke koji nedostaju da bi mogao da arhivira fakturu. Da bi to uradio, korisniku je potrebno Arhiviranje Izlaznih faktura bez isporuke klijentu i Uvoz Ulaznih faktura u arhivu , uz omogućene uloge (Podešavanja> Korisnici).
Ako OCR prepozna kupca ili dobavljača kao već postojeći unos na Vašem nalogu, automatski će se povezati sa fakturama.
Imajte na umu da Izlazne fakture možete arhivirati bez slanja klijentima, bez obzira na to kako ih uvezete na svoj Bankup račun.
Slanje faktura svom knjigovođi
Ako želite da arhivirate fakture kako biste ih poslali svom knjigovođi, koraci su isti kao i postupak prikazan gore osim što prvo morate da omogućite, prosleđivanje svom knjigovođi Izlazne fakture koje su arhivirane ali bez isporuke klijentu (Podešavanja> Izlazno > Arhiva).
Nakon omogućavanja ove postavke, fakture možete da šaljete direktno svom knjigovođi bez prolaska kroz redovan proces rada (tj. slanje faktura kupcima).