Banqup Vam omogućava uvoz i primanje faktura direktno na Vaš nalog. To ne znači da sve što
dođe na Vaš nalog mora biti uveženo i prosleđeno Vašem knjigovođi.
Možete kontrolisati ono što stiže na Vaš nalog i odlučiti koje ćete fakture prihvatiti, a koje ne, pre
nego što ih prosledite Vašem knjigovođi.
Sadržaj:
Bez obzira kako je faktura dospela na Vaš Banqup nalog, nakon prolaska kroz uslugu očitavanja
podataka (OCR), svaka faktura se pojavljuje u odeljku Obaveze / Ulazne fakture sa statusom
Za prihvatanje.
Definisanje načina na koji se faktura prihvata podrazumevano
Možete definisati kako se faktura prihvata, pre nego što je pošaljete svom knjigovođi.
Uradite sledeće:
Idite u Podešavanja
Ulazno
U podešavanju opcija Prihvati , izaberite način kako će Ulazne fakture biti prihvaćene
Ručno: svaki dokument korisnik mora odobriti ručno.
Pouzdan: fakture koje dolaze od dobavljača koji su označeni kao pouzdan
(na kartici dobavljača "u dosijeu dobavljača") biće prihvaćeni automatskiAutomatski: sva uvežena dokumenta biće prihvaćena automatski.
Napomena: Ovde takođe možete da uključite identifikaciju duplikata, blokirate
njihovo arhiviranje i automatski prihvatite dokumente sa imejl adresa koji su na beloj
listi. Da biste stavili imejl adrese na belu listu, unesite ih u polje i odvojite svaku imejl adresu zarezom.
Kako ručno prihvatiti ili odbiti dokument
Da biste ručno prihvatili ili odbili dokument, idite na meni Obaveze / Uzlazne fakture.
Tada imate dve mogućnosti:
Prihvatanje jedne ili više faktura odjednom
Kada odete na Vašu listu obaveza, sve što treba da uradite je da označite dokumenta
koja želite da prihvatite (čekiranjem polja za potvrdu, kao što je prikazano na slici #1)
i onda kliknite dugme Prihvati (kao što je prikazano na slici #2).
Prihvatanje fakture sa njenog detaljnog prikaza
Sa liste “U toku”, kliknite na fakturu koju želite da prihvatite. Kada uđete na stranicu s
detaljima, možete odbiti ili prihvatiti fakturu zahvaljujući dugmićima iznad ili ispod
podataka na fakturi.
Poruka potvrđuje da su vaši dokumenti prihvaćeni, a takođe ćete biti obavešteni ako je nešto urađeno pogrešno.
Jednom prihvaćena faktura, menja status fakture iz “Prihvatiti” u status koji pokazuje koliko je
vremena preostalo do isteka fakture. Faktura se arhivira čim je prihvatite.
Upozorenje! Prihvatanje fakture neće biti moguće ako prethodno nisu popunjeni svi metapodaci.
Ako neki podaci nedostaju, popunite ih ručno.
Kako odbiti fakturu
Prilikom odbijanja fakture pojaviće se prozor, u kom morate navesti razlog odbijanja.
Napomena: Za dokumente primljene imejlom, pojavljuju se dva polja za potvrdu:
da putem imejla obavestite dobavljača da ste odbili fakturu i zašto.
da stavite ovu imejl adresu na crnu listu i sprečite je da pošalje bilo koju drugu
fakturu na vaš Banqup nalog. Sve što se pošalje imejlom sa crne liste ide direktno u
kantu za otpatke.
Važno: prihvatajte samo legitimne fakture, jer se jednom prihvaćene fakture automatski
prosleđuju Vašem računovođi i nećete moći da poništite ovu radnju.
Kako vratiti fakturu koja je odbijena
Ako ste odbili fakturu greškom, možete je vratiti iz Korpe klikom na dugme
.
Jednom vraćena, faktura će se ponovo pojaviti na kartici U toku.