Содержание:
• Создание подпапок в папке «Предприятие бухгалтеру»
• Связывание Центра документации с моим бухгалтером
• Пересылка документов из моей компании моему бухгалтеру
• Где я могу найти документы, отправленные моим бухгалтером?
• Получение уведомлений, когда мой бухгалтер предоставляет новые документы
• Я импортировал документ в свою кредиторскую задолженность, а не в Центр документации, что я могу сделать?
Центр документации используется для хранения ваших документов, которые не являются счетами или кредитными нотами, и делится ими с вашим бухгалтером, если вы выберите эту опцию.
Центр документации состоит из двух частей:
• Локальные файлы
• Мои документы Файлы, загруженные сюда, хранятся в вашей учетной записи Banqup, и вы можете получить к ним доступ из любого места.
Они не передаются вашему бухгалтеру.
• Поделиться с бухгалтером Эта папка доступна вашему бухгалтеру. Все документы в этой папке доступны вам и вашему бухгалтеру. В ней 2 подпапки:
• Бухгалтер предприятию Документы, которые вам отправил бухгалтер.
• Предприятие бухгалтеру Документы, которые вы отправили бухгалтеру.
Организация документов
Чтобы упорядочить документы и легко найти их в дальнейшем, вы можете создавать папки, нажав кнопку «Создать новую папку».
Созданные вами папки появятся в папке «Мои документы»:
после создания вы можете организовать свои документы в этих папках.
На странице сведений (щелкните любой документ, чтобы открыть страницу сведений) вы можете добавить теги к своим документам. Эти теги упростят поиск документов позже.
Совет:
при щелчке правой кнопкой мыши по документу открывается меню, в котором вы можете переименовать документ, поделиться им с бухгалтером, переместить его своему бухгалтеру, создать правила для папки или удалить ее.
Создание подпапок в папке «Предприятие бухгалтеру»
Вы можете создать правило для папки, чтобы любой документ, импортированный в эту папку, также пересылался вашему бухгалтеру.
Это можно использовать для создания древовидной структуры в папке «Предприятие бухгалтеру».
Когда для папки создается правило Копировать содержимое в «Предприятие бухгалтеру», при импорте документа в эту папку будет создана подпапка с тем же именем в папке «Предприятие бухгалтеру».
Примечание:
удаление этой папки из ваших локальных файлов не повлияет на папку, к которой предоставлен доступ вашему бухгалтеру.
Вы можете удалить документы внутри общей папки, но не саму папку.
Связывание Центра документации с моим бухгалтером
Если связь между вашей учетной записью Banqup и вашим бухгалтером не установлена, вам придется следовать инструкциям на экране. Возможны 2 сценария:
1. Приложение бухгалтерского учета еще не было активировано между вашим бухгалтером и вами, вам необходимо активировать его.
2. Приложение бухгалтерского учета было активировано, но ваш бухгалтер не использует файлы Billtobox для получения ваших файлов. Вам нужно нажать «Подключиться» и указать имя бухгалтера и номер плательщика НДС. Он получит приглашение установить связь между ним и вашей учетной записью Banqup, что позволит вам обмениваться документами.
Пересылка документов из моей компании моему бухгалтеру
• Вы можете просто загрузить любой документ прямо в общую папку «Предприятие бухгалтеру». Примечание: рекомендуется хранить копию в вашей локальной папке «Мои документы», потому что, когда ваш бухгалтер удаляет файл из общей папки , он также будет удален и у вас.
• Если документ находится в Моих документах, вы можете легко поделиться им со своим бухгалтером:
• Выберите документ
• Нажмите «Копировать для бухгалтера», чтобы отправить файл своему бухгалтеру, сохранив копию в своей локальной папке.
Вы также можете найти эту кнопку на странице сведений о любом документе.
Любой документ, скопированный для бухгалтера, появится в папке «Предприятие бухгалтеру».
Документы, к которым предоставлен доступ вашему бухгалтеру, помечаются как общие в столбце «Бухгалтер».
Где я могу найти документы, отправленные моим бухгалтером?
Документы, отправленные вашим бухгалтером, появятся в папке «Бухгалтер предприятию».
Из сведений о документе вы можете:
1. Копировать в «Мои документы»: вы и ваш бухгалтер можете получить доступ к файлу. Если ваш бухгалтер удалит документ, вы все равно сможете получить к нему доступ из папки «Мои документы».
•2. Переместить в «Мои документы»: только вы можете получить доступ к документу из папки «Мои документы». Ваш бухгалтер больше не может получить доступ к файлу.
Получение уведомлений, когда мой бухгалтер делится новыми документами
Хотите получать уведомления по электронной почте, когда ваш бухгалтер делится новыми документами в вашем Центре документации? Перейдите в «Настройки» > «Отчеты» > «Отчетность в Центре документации» > выберите, кто и как часто будет получать эти уведомления (ежедневно или ежемесячно).
Я импортировал документ в свою кредиторскую задолженность, а не в Центр документации, что мне делать?
Если вы по ошибке загрузили документ не в то место, вы можете переместить его в Центр документов:
• Выберите документ(-ы) из своей папки «Счета к оплате»
• Нажмите «Переместить в Центр документации» (файлы перемещаются в вашу локальную папку) ИЛИ
• «Переместить бухгалтеру» (перемещает файл(-ы) в общую папку)
Примечание:
для этого у пользователя должна быть включена роль «Добавление и удаление документов» (№23 в этой статье).