Есть 2 причины, по которым вам может потребоваться отправлять документы непосредственно в архив (без необходимости принимать входящие счета или повторно отправлять исходящие счета вашим клиентам):
Ваша компания начинает использовать Banqup в середине финансового года, и вы хотите загрузить свои предыдущие счета Banqup
Вы хотите отправлять счета своему бухгалтеру, не отправляя их своим клиентам
Загрузите счета прямо в архив и просто начните использовать Banqup.
Хотите загрузить свои предыдущие счета Banqup, уже обработанные бухгалтером?
Следуйте процедуре, описанной ниже, чтобы заархивировать свои счета без необходимости проходить обычный процесс импорта (поэтому не нужно утверждать входящие счета или повторно отправлять исходящие счета).
Это работает при помощи коннектора (API), который будет действовать как мост между вашим текущим решением для выставления счетов и Banqup.
1. Перейдите в «Настройки»
2. «Автоматизация»
3. Прокрутите вниз до «Архивировать документ».
Если поле «Уникальный ключ» пустое, щелкните на значок двойной стрелки. Вы можете выбрать статус (неизвестен или оплачен), который будет присвоен счетам, импортированным через соединитель архива.
4. Вставьте свое имя пользователя, ключ API и точку доступа REST (предоставленную Unifiedpost) в свое стороннее программное обеспечение, чтобы связать его с Banqup (пожалуйста, просмотрите документацию вашего программного обеспечения, чтобы получить помощь по этому вопросу).
5. Счета, импортированные через соединитель архивации, архивируются напрямую, если:
1. Файл XML действителен
2. Счет не является дубликатом, учитывая, что параметр «Блокировать отправку дубликатов» включен («Настройки» > «Исходящие» > «Проверять дубликаты» > «Блокировать отправку дубликатов» > Вкл)
3. Все метаданные заполнены
Примечание: если все метаданные не были заполнены, счета будут отправлены в ваш текущий список («Кредиторская задолженность» или «Дебиторская задолженность»). Затем пользователю придется вручную заполнить недостающие данные, прежде чем он сможет заархивировать счет.
Для этого пользователю необходимы «Архивация счетов на продажу без доставки клиенту» и «Импорт счетов за приобретенные товары» прямо во включенные роли архива («Настройки» > «Пользователи»).
6. Если клиент или поставщик распознается OCR как существующая запись в вашей учетной записи, они будут автоматически связаны со счетами.
Обратите внимание, что вы можете архивировать исходящие счета, не отправляя их своим клиентам, независимо от того, как вы импортируете их в свою учетную запись Banqup.
Отправка счетов вашему бухгалтеру
Если вы хотите заархивировать счета для отправки их вашему бухгалтеру, шаги будут такие же, как и в методе, показанном выше, ЗА ИСКЛЮЧЕНИЕМ ТОГО, что вам сначала нужно включить настройку «Пересылать своему бухгалтеру» счета на продаж,у которые были заархивированы без доставки клиенту («Настройки» > «Исходящие» > «Архив»).
После включения этой настройки вы можете отправлять свои счета непосредственно своему бухгалтеру, минуя обычный документооборот (например, отправление счетов клиентам).