Există două situații importante când este util să trimiți facturi direct în arhivă dintr-un software extern, fără a fi nevoie să parcurgi pașii de acceptare/trimitere obișnuiți:
dacă începi să utilizezi Banqup în mijlocul anului fiscalși vrei să încarci toate facturile emise/primite înainte de a începe să folosești Banqup
vrei să trimiți facturi doar contabilului, fără a le mai trimite și clientului
1. Încarcă facturi direct în arhivă
Dacă dorești să trimiți facturi direct în arhivă:
Deschide pagina de Setări:
Deschide secțiunea Automatizare:
Arhivare facturi în mod direct. Dacă nu există nicio cheie în câmpul de Cheie unică, fă clic pe butonul de Refresh pentru a genera o cheie nouă. Alege și un status (Necunoscut sau Plătit) care să fie atribuit tuturor facturilor importate direct în Arhivă.
În programul tău de facturare, introdu numele de utilizator, cheia unică și URL-ul (furnizat de Unifiedpost) pentru a-l conecta cu Banqup. Consultă și documentația software-ului tău pentru mai multe detalii.
Documentele importate folosind această metodă vor fi arhivate direct dacă următoarele condiții sunt îndeplinite:
fișierul XML este valid
fișierul nu este duplicat (asta doar în cazul în care setarea Blocare duplicate de trimis nu este activată (Setări > Ieșiri > Verificare documente duplicate)
toate metadatele fișierului XML sunt completate. Notă: Dacă lipsesc metadate din fișiere, acestea nu vor fi importate direct în Arhivă, ci în lista În curs, din Registru Intrări sau Ieșiri. În acest caz, un utilizator va trebui să completeze manual informațiile lipsă înainte de a putea arhiva documentele. Utilizatorul va avea nevoie de rolurile: Arhivare facturi de vânzări fără livrare la client și Import facturi de achiziții direct în arhivă, în Setări > Utilizatori.
Dacă un client sau furnizor va fi recunoscut de serviciul OCR ca fiind deja salvați în contul tău Banqup, ei vor fi automat asociați cu facturile importate.
Notă: Poți arhiva facturi de ieșire fără a le trimite la clienți, indiferent de metoda de importare în Banqup.
2. Trimite facturi doar contabilului
Dacă dorești să arhivezi facturi pentru a le trimite contabilului, urmează pașii de mai sus, cu singura excepție că trebuie să activezi setarea de la Setări > Ieșiri > Arhivare:
Astfel poți trimite facturi contabilului fără a mai fi nevoie să le trimiți și clientului.