Een inkomende factuur loopt door een aantal stappen die je aan jouw voorkeuren en manier van werken kunt aanpassen.
Inhoudsopgave:
Een overzicht van deze stappen en de configuratie opties vind je in Instellingen > Inkomend
Drie mogelijkheden om een factuur goed te keuren voor ontvangst
Wanneer een factuur wordt geïmporteerd, moet deze eerst geaccepteerd worden voordat hij naar de accountant en het archief gaat.
Het accepteren kan op 3 manieren ingesteld worden:
Handmatig: je dient elk document handmatig goed te keuren
Vertrouwde partij: facturen van leveranciers die je als 'vertrouwd' markeert, worden automatisch geaccepteerd, de overige moeten handmatig geaccepteerd worden
Automatisch: alle inkomende facturen worden automatisch geaccepteerd en naar de boekhouder gestuurd
In deze stap kun je ook instellen hoe dubbele documenten beheerd moeten worden en of je een melding wilt krijgen wanneer er documenten binnenkomen met dubbele gegevens.
Om e-mailadressen te aanvaarden, voeg je ze toe in het kader en scheid je elk adres met een komma. Dit zijn de e-mailadressen van leveranciers die jij vertrouwt en dus automatisch wilt accepteren.
Goedkeuring leverancier
Activeer deze optie als je een extra goedkeuring wilt instellen voor bepaalde leveranciers. Om deze optie te configureren op niveau van de leverancier, moet je naar het platform van de leverancier gaan (Klanten & Leveranciers > tabblad Leveranciers > klik op de leverancier van je keuze) om een gebruiker toe te wijzen die de documenten van de leverancier goedkeurt.
Goedkeuring business
Door het activeren van deze optie moet een gebruiker met de rechten Goedkeuring business alle inkomende documenten goedkeuren, zelfs als ze al door een andere gebruiker (die geen business rechten heeft) werden geaccepteerd.
Om die rechten te activeren, ga je naar Instellingen > Gebruikers > klik op een gebruiker en activeer het recht Goedkeuring business.