Il y a 2 raisons pour lesquelles vous pouvez avoir besoin d'envoyer des documents directement aux archives (sans avoir à accepter les factures entrantes ou à envoyer à nouveau vos factures sortantes à vos clients) :
Votre entreprise commence à utiliser Banqup au milieu de l'année fiscale et vous voulez télécharger vos factures pré-Banqup.
Vous voulez envoyer les factures à votre comptable sans les envoyer à vos clients.
Télécharger les factures directement dans l'archive
Vous venez de commencer à utiliser Banqup et vous souhaitez archiver vos factures pré-Banqup déjà traitées par le comptable ?
Suivez le processus décrit ci-dessous pour archiver vos factures sans avoir à passer par le processus d'importation habituel (il n'est donc pas nécessaire d'approuver les factures entrantes ou d'envoyer à nouveau les factures sortantes).
Cela fonctionne grâce à un connecteur (API) qui servira de passerelle entre votre solution de facturation actuelle et Banqup.
Allez dans vos Paramètres
Ensuite , allez dans Automatisation
Faites défiler l'écran jusqu'au document d'archive. Si le champ Clé unique est vide, cliquez sur l'icône en forme de double flèche. Vous pouvez choisir le statut (inconnu ou payé) qui sera attribué aux factures importées par le connecteur d'archives.
4. Insérez votre nom d'utilisateur, votre clé API et votre point d'accès REST (fourni par Unifiedpost) dans votre logiciel tiers pour le lier à Banqup (veuillez vous référer à la documentation de votre logiciel pour obtenir de l'aide à ce sujet).
5. Les factures importées via le connecteur d'archivage sont archivées directement si :
1.Le fichier XML est valide
2.La facture n'est pas un duplicata, étant donné que le paramètre Bloquer l'envoi des duplicatas est activé (Paramètres > ventes> Vérification des doublons > Bloquer l'envoi des doublons > Activé).
3.Toutes les métadonnées sont remplies
Remarque : si toutes les métadonnées n'ont pas été remplies, les factures seront envoyées à votre liste de factures en cours (comptes fournisseurs ou comptes clients). Un utilisateur devra alors remplir manuellement les données manquantes avant de pouvoir archiver la facture. Pour ce faire, l'utilisateur doit activer les rôles Archivage des factures de vente sans livraison au client et l'iImportation des factures d'achat directement dans l'archive (Paramètres > Utilisateurs).
6. Si un client ou un fournisseur est reconnu par l'OCR comme une entrée existante dans votre compte, il sera lié aux factures automatiquement.
Veuillez noter que vous pouvez archiver les factures sortantes sans les envoyer à vos clients, quelle que soit la manière dont vous les importez sur votre compte Banqup.
Envoi des factures à votre comptable
Si vous voulez archiver des factures pour les envoyer à votre comptable, les étapes sont les mêmes que la méthode présentée ci-dessus SAUF que vous devez d'abord activer le paramètre Transférer à votre comptable les factures de vente qui ont été archivées sans livraison au client (Paramètres > Ventes> Archive).
Après avoir activé ce paramètre, vous pouvez envoyer vos factures directement à votre comptable sans passer par le flux de travail habituel (c'est-à-dire l'envoi de factures aux clients).