Un fournisseur qui arrive sur votre compte Banqup passe par une série d'étapes que vous pouvez personnaliser en fonction de votre flux de travail ou de vos préférences.
Table des matières :
3 façons d'accepter une facture
Approbation du fournisseur
Approbation Business
Approbation paiement
Lorsque vous allez dans vos Paramètres > Achats , les paramètres affichés sont dans l'ordre d'apparition. Certaines étapes sont facultatives (approbation du fournisseur, approbation business, approbation des paiements), elles peuvent être activées ou désactivées à tout moment. Nous reviendrons sur ce qu'elles font plus tard dans cet article.
3 possibilités pour accepter les factures
Lorsqu'une facture arrive sur votre compte, elle doit être acceptée avant de pouvoir poursuivre son chemin vers le comptable et les archives.
Il existe 3 façons d'accepter un document entrant :
Manuel : chaque document doit être approuvé manuellement par un utilisateur (comportement par défaut)
De confiance : les factures provenant de fournisseurs marqués comme de confiance (dans la fiche du fournisseur) seront acceptées automatiquement.
Automatique : tous les documents importés seront approuvés automatiquement
Remarque : à partir d'ici, vous pouvez également activer l'identification des doublons, bloquer leur archivage et accepter automatiquement les documents provenant d'adresses e-mail figurant sur une liste blanche. Pour établir une liste blanche d'adresses e-mail, tapez-les dans la case et séparez chaque adresse e-mail par une virgule.
Il y a 3 étapes optionnelles qui peuvent être activées
Approbation du fournisseur
Approbation business
Approbation paiement
Approbation du fournisseur
Activez cette option si vous souhaitez une étape d'approbation supplémentaire pour certains fournisseurs. Afin d'activer pleinement cette option, vous devez vous rendre dans la fiche du fournisseur (Clients &, Fournisseurs > onglet Fournisseurs > cliquez sur le fournisseur de votre choix) et désigner un utilisateur qui approuvera les documents de ce fournisseur sous l'option Approbation par.
Approbation Business
En activant cette option, un utilisateur ayant le rôle d'approbation Business (activer ce rôle dans Paramètres > Utilisateurs > cliquer sur l'utilisateur de votre choix) devra approuver tous les documents entrants (même s'ils ont déjà été acceptés par un autre utilisateur qui n'a pas le rôle d'approbation Business).
Approbation paiement
Lorsque cette option est activée, un utilisateur ayant le rôle Approuver les paiements aura une tâche créée dans son compte afin d'approuver les documents marqués comme payés par un utilisateur sans ce rôle.
Par exemple, vous pouvez utiliser cette option pour garder le contrôle sur les documents qui ont effectivement été payés.