Banqup võimaldab ostuarveid vastu võtta, aga see ei tähenda, et sa peaksid kõik need arved automaatselt aktsepteerima ja raamatupidamisse edastama. Banqupis omad kontrolli selle üle, millised arved on õiged ning millised ei peaks raamatupidajani jõudma.
Sisukord:
Sõltumata sellest, kuidas arve sinu ettevõtte Banqupi kontole jõudis, ilmub see (pärast digiteerimist) Ostuarvete lehel staatusega Ootab aktsepteerimist.
Aktsepteerimise töövoo seadistamine
Saad seadistada, kuidas arvete aktsepteerimise töövoog sinu ettevõtte jaoks Banqupis peab toimuma. Aktsepteerimise järel edastatakse arved automaatselt sinu raamatupidajale.
Aktsepteerimise töövoo seadistamiseks:
Ava lehe ülemisest paremast nurgast Seadete leht:
Vali Ostuarved
Sektsioonis Arvete aktsepteerimine saad määrata, kuidas ostuarveid aktsepteeritakse
Käsitsi: iga dokumendi peab käsitsi aktsepteerima mõni kasutaja
Usaldusväärsed tarnijad: arved tarnijatelt, kes on märgitud usaldusväärsete tarnijate nimekirja (tarnija kontaktkaardil), aktsepteeritakse automaatselt
Automaatne: kõik Banqupi saadetud või üles laaditud dokumendid aktsepteeritakse automaatselt
NB:
Samas kohas saad sisse lülitada ka duplikaatide tuvastamise, nende arhiveerimise blokeerimise ning lisada meiliaadressid, millelt saadetud arved automaatselt aktsepteeritakse. Selliseid meiliaadresse saad lahtrisse lisada mitu - eralda need üksteisest komaga.
4. Klõpsa kindlasti lõpetuseks nuppu Salvesta.
Ostuarve käsitsi aktsepteerimine või arvest keeldumine
Ostuarve käsitsi aktsepteerimiseks või arvest keeldumiseks ava Ostuarvete leht. Edasi on kaks võimalust:
Mitme arve korraga aktsepteerimine (arvete nimekirjast)
Märgi ostuarvete nimekirjast ära kõik arved, mida soovid aktsepteerida (vt alloleval ekraanipildil pt 1) ning klõpsa seejärel nuppu Aktsepteeri (vt alloleval ekraanipildil pt 2).
Ükshaaval aktsepteerimine/keeldumine (arve detailvaatest)
Ava ostuarvete nimekirjast arve, mida soovid aktsepteerida või millest soovid keelduda. Arve detailvaates klõpsa kas nuppu Aktsepteeri (vt alloleval ekraanipildil pt 1) või Keeldu (vt alloleval ekraanipildil pt 2)
Aktsepteerimise või keeldumise õnnestumisest teavitatakse sind teatega, samuti näidatakse ebaõnnestumise korral veateadet.
Kui arve on aktsepteeritud, muutub ka selle staatus. Aktsepteeritud arve staatus näitab, kui palju aega on arve maksetähtajani. Arve arhiveeritakse automaatselt kohe aktsepteerimise järel.
NB:
Arve aktsepteerimine on võimalik ainult juhul, kui arve metaandmed on täidetud. Kui osa andmeid puudub, lisa need palun enne aktsepteerimist.
Arvest keeldumine
Kui otsustad arvest keelduda ja klõpsad nuppu Keeldu, avaneb aken, milles tuleb sisestada arvest keeldumise põhjus.
NB: Kui tegemist on meilitsi saabunud arvetega, on nähtaval kaks märkeruutu:
Saad saata arve saatjale automaatse e-kirja arvest keeldumise põhjendusega.
Saad lisada arve saatja meiliaadressi musta nimekirja, et edaspidi sellelt aadressilt saadetud arved sinu Banqupi kontole ei jõuaks. Kõik arved musta nimekirja lisatud meiliaadressidelt saadetakse otse sinu Banqupi konto prügikasti.
NB:
Aktsepteeri ainult need arved, mis ka seaduslikult pidid sinu ettevõtteni jõudma, sest aktsepteerimise järel saadetakse arved automaatselt sinu raamatupidajale ning seda tegevust ei saa tagasi pöörata.
Tagasi lükatud arve taastamine
Kui oled mõnest arvest kogemata keeldunud, saad arve taastada. Selleks ava ostuarvete lehel sakk Prügikast
. Seejärel ava taastamist vajava arve detailvaade ja klõpsa seal nuppu Taasta või klõpsa prügikasti vaates arve rea lõpus kolmele punktile ning vali Taasta.
Kui arve on taastatud, liigutatakse see automaatselt töös olevate arvete sakki.