Al recibir un correo electrónico con varios documentos adjuntos, Banqup necesita tu ayuda para poder clasificarlos. Por ello, estos documentos se quedan en la pestaña de Tareas > Filtrar documentos, en lugar de en tu lista en curso.
La tarea de Filtrar documentos permite clasificar los documentos recibidos en un correo electrónico y saber si son una factura, una nota de crédito, un archivo adjunto o si no deben importarse.
Nota
: para poder clasificar estos documentos, el usuario debe tener activado el siguiente rol:
¿Dónde encuentro los documentos que hay que filtrar?
Dirígete al menú de Cuentas a pagar > Revisar tareas pendientes > Tareas pendientes:
¿Cómo funciona?
Aparece una lista de documentos pendientes de filtrar. Al hacer clic en cualquiera de ellos, aparece la pestaña de Ver adjuntos. Desde aquí puedes ver todos los documentos que se adjuntaron al correo electrónico y especificar el tipo documentos que son:
Tipos documentos:
Factura.
Nota de crédito.
Gasto.
Adjunto.
No importar.
Notas:
Los archivos PNG y JPEG se convertirán en PDF.
Los archivos PDF se pueden previsualizar.
Sólo los archivos PDF (incluidos los archivos de imagen que fueron convertidos) y los archivos UBL pueden ser definidos como una factura, una nota de crédito o un gasto. Los archivos en otros formatos (Word, Excel, …) siempre se considerarán Anexos.
Ejemplo:
un correo electrónico con un archivo PDF y un archivo de Word adjunto NO crea una tarea de filtrado. El PDF se definirá como una factura, el archivo de Word como un archivo adjunto.
Acciones
Rechazar: los documentos son rechazados. El usuario puede informar al remitente la razón por la que ha rechazado los documentos y puede decidir incluir la dirección de correo electrónico del remitente en una lista negra para no recibir más documentos de esa dirección.
Guardar documentos: después de elegir el tipo de documento, éstos se importan y aparecerán en tu lista de documentos En curso.