Cuando recibes una factura a pagar en tu cuenta de Banqup, ésta pasa por una serie de pasos que puedes personalizar para que se ajuste a tu flujo de trabajo o a tus preferencias.
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Cuando te diriges a Ajustes > Documentos entrantes, las configuraciones que se muestran están en orden de sucesión. Algunos pasos son opcionales (Aprobación del proveedor, Aprobación de la empresa, Aprobación de los pagos) y se pueden activar o desactivar en cualquier momento. Volveremos a hablar de sus funcionalidades más adelante.
3 formas de aceptar una factura
Cuando una factura llega a tu cuenta de Banqup, debes Aceptarla antes de que la misma llegue hacia el contador y el Archivo.
Existen tres formas de Aceptar un documento entrante:
Manual: cada documento debe ser aprobado manualmente por el usuario (comportamiento por defecto).
De confianza: las facturas procedentes de proveedores marcados como "de confianza" (en la ficha del proveedor) se aceptarán automáticamente.
Automático: todos los documentos importados se aprobarán automáticamente.
Nota:
desde aquí también puedes activar la identificación de duplicados, bloquear el archivo y aceptar automáticamente los documentos de las direcciones de correo electrónico de la lista blanca. Para poner en la lista blanca las direcciones de correo electrónico, escríbelas en la casilla y separa cada dirección de correo electrónico con una coma.
Hay 3 pasos opcionales que se pueden activar:
Aprobación de proveedores
Activa esta opción si quieres un paso más de aprobación para determinados proveedores.
Para activar esta opción:
Ve a la ficha del proveedor: > Clientes y Proveedores > Proveedores > haz clic en el proveedor de tu elección.
Después, en Aprobación y valores por defecto, designa un usuario que aprobará los documentos de este proveedor en la opción Aprobación:
Aprobación de la empresa
Al activar la Aprobación de la empresa, el usuario con el rol de aprobación empresarial tendrá que aprobar todos los documentos entrantes (incluso si ya han sido aceptados por otro usuario que no tiene el rol de aprobación empresarial).
Para activar este rol del usuario, ve a Ajustes > Usuarios y haz clic en el usuario de tu elección. A continuación, en Cuentas a pagar, activa los roles según tus preferencias:
Aprobación del pago
Ve a Ajustes > Documentos entrantes > Pagos:
Cuando esta opción está activada, el usuario con el rol de Aprobar pagos tendrá una tarea creada en tu cuenta para aprobar los documentos marcados como pagados por un usuario sin este rol:
Por ejemplo, puedes utilizar esta opción para controlar qué documentos se han pagado realmente.