Banqup te permite importar y recibir facturas directamente en tu cuenta. Eso no significa que todo lo que entra en tu cuenta esté necesariamente destinado a ser aceptado o enviado a tu asesor.
Puedes mantener el control sobre lo que entra en tu cuenta y decidir qué facturas son correctas y cuáles no antes de aceptarlas o enviarlas a tu asesor.
Índice de contenidos:
Independientemente de cómo haya llegado una factura a tu cuenta de Banqup, después de pasar por el servicio de reconocimiento de datos (OCR), cada factura aparece en el menú de Cuentas a Pagar con el estado A aceptar:
Definir cómo se acepta una factura por defecto
Puedes definir cómo aceptar una factura antes de enviarla a tu asesoría.
Para ello:
Ve a Ajustes > Documentos entrantes:
En la opción Aceptar, elige cómo se aceptarán las facturas entrantes:
- Manual: el usuario debe aprobar cada documento individualmente.
- De confianza: las facturas procedentes de proveedores marcados de confianza (en la ficha del proveedor) se aceptarán automáticamente.
- Automático: todos los documentos importados se aprobarán y se archivarán de manera automática. Si tienes la aplicación de contabilidad conectada con la asesoría, se enviarán automáticamente.
Nota:
desde aquí también puedes activar la función de comprobar documentos duplicados y bloquearlos. También activar la función de aceptar automáticamente los documentos de las direcciones de correo electrónico incluidas en la lista blanca. Para poner en la lista blanca las direcciones de correo electrónico, escríbelas en el recuadro y separa cada una de ellas con una coma.
Cómo aceptar o rechazar un documento manualmente
Para aceptar o eliminar un documento manualmente, ve al menú de Cuentas a pagar.
Ahora, tienes dos opciones:
Aceptar una o varias facturas a la vez
Cuando vayas a tu lista de Cuentas a pagar, lo que tienes que hacer es seleccionar los documentos que quieres aceptar (marcando la casilla como se muestra en la imagen de abajo) y luego hacer clic en Aceptar (como se muestra en la misma imagen).
Aceptar una única factura desde su página de Detalle
En la lista de facturas En curso, haz clic en la factura que quieres aceptar. Una vez en la página de Detalles, puedes aceptar o rechazar la factura gracias a los botones situados encima de los datos de la factura.
Un mensaje confirma que tus documentos han sido aceptados y también se notificará si hay algún error.
Una vez aceptada, el estado de la factura cambia de estado "A aceptar" a un estado que indica el tiempo que falta para el vencimiento de la factura. La factura se archiva en cuanto la aceptes.
¡Advertencia! No es posible aceptar una factura si no se han rellenado antes todos los campos marcados como obligatorios. Si faltan algún dato, puedes completarlo manualmente.
Cómo rechazar una factura
Al rechazar una factura, aparecerá una ventana en la que podrás indicar el motivo del rechazo (opcional):
Nota: para los documentos recibidos por correo electrónico, aparecen 2 casillas de verificación:
para hacer saber a tu proveedor, a través de un correo electrónico, que has rechazado la factura y por qué motivo.
para poner en la lista negra esta dirección de correo electrónico y evitar que envíe cualquier otra factura a tu cuenta de Banqup. Cualquier factura enviada por una dirección de correo electrónico en la lista negra irá directamente a la papelera de reciclaje.
Importante:
acepta solo la factura que sea legítima porque, una vez aceptada, la misma se reenvía automáticamente reenviada a tu asesor y no podrás deshacer esta acción.
Cómo restablecer una factura rechazada
Si has rechazado una factura por error, puedes restaurarla desde la pestaña de la papelera de reciclaje haciendo clic en el botón de restaurar.
Una vez restaurada, la factura aparecerá de nuevo como En curso.