Índice de contenidos:
El Centro de documentos tiene dos vertientes:
Archivos locales
Mis documentos
Los archivos subidos aquí se almacenan en tu cuenta de Banqup y puedes acceder a ellos desde cualquier lugar. No se comparten con tu asesoría.
Compartido con la asesoría.
Esta carpeta se comparte con tu asesoría. Todos los documentos de esta carpeta están a tu disposición y a la de tu asesoría. Contiene 2 subcarpetas:
- De la asesoría a la empresa: documentos que envió tu asesoría.
- De la empresa a la asesoría: documentos que has enviado a su asesoría.
Organizar los documentos
Para organizar tus documentos y encontrarlos fácilmente, puedes crear carpetas haciendo clic en el botón Crear una nueva carpeta.
Las carpetas creadas aparecen dentro de la carpeta Mis documentos:
Una vez creadas, puedes organizar tus documentos en estas carpetas.
Puedes añadir etiquetas a tus documentos accediendo al detalle (para ello haz clic en cualquier documento). Estas etiquetas facilitarán la búsqueda de documentos más adelante:
Sugerencia: al hacer clic con el botón derecho del ratón en un documento, se abre un menú en el que puedes cambiar el nombre del documento, moverlo a compartido con tu asesoría, copiarlo a compartido con la asesoría, crear subcarpetas o eliminarlo:
Creación de subcarpetas en la carpeta Compartido con la asesoría
Puedes crear una regla haciendo clic con el botón derecho de una carpeta para que cualquier documento importado a esta carpeta también sea compartido con la asesoría:
Esto se puede utilizar para crear una vista de árbol en la carpeta Compartido con la asesoría.
Cuando se crea la regla Copiar contenido de la empresa a la asesoría en una carpeta, al importar un documento a esta carpeta se creará la subcarpeta del mismo nombre bajo la carpeta compartido con la asesoría:
Nota:
la eliminación de esta carpeta de tus archivos locales no afectará a la carpeta compartida con tu asesoría. Puedes eliminar los documentos dentro de la carpeta compartida, pero no la carpeta en sí.
Vinculación del Centro de documentos con mi asesoría
Si no se ha realizado el enlace entre tu cuenta de Banqup y tu asesoría, tendrás que seguir las instrucciones que aparecen en pantalla. Hay 2 escenarios posibles:
La aplicación de contabilidad aún no ha sido activada entre tu asesoría y tú, tienes que activarla.
La aplicación de contabilidad ha sido activada pero tu asesoría no utiliza Banqup Files para recibir tus archivos. Tienes que hacer clic en Conectar y rellenar el nombre de tu asesoría y su número de NIF. Recibirá una invitación para establecer la conexión entre él y tu cuenta de Banqup, lo que te permitirá compartir documentos.
Transmisión de documentos de mi empresa a mi asesor
Puedes cargar cualquier documento directamente en la empresa a la carpeta Compartido con la asesoría.
Nota:
se aconseja mantener una copia en la carpeta local de Mis documentos, ya que cuando tu asesoría elimina un archivo de la carpeta compartida, también se elimina para ti.
Si un documento está en Mis documentos, puedes compartirlo fácilmente con tu asesoría:
Selecciona el documento.
Haz clic en Copiar a compartido con la asesoría para enviar el archivo mientras mantienes una copia en tu carpeta local.
También puedes encontrar este botón en la página de detalles de cualquier documento.
Cualquier documento copiado a la asesoría aparece en la carpeta De la empresa a la asesoría.
Los documentos que se han compartido con la asesoría se marcan como compartidos en la columna asesoría.
¿Dónde puedo encontrar los documentos enviados por mi asesoría?
Los documentos enviados por tu asesoría aparecerán en la carpeta De la asesoría a la empresa:
Para guardar una copia de un documento enviado por tu asesor, selecciona el/los documento(s) y luego haz clic en Copiar en mis documentos. Tú y tu contable pueden acceder a los archivos. Si tu contable elimina el/los documento(s), puedes seguir accediendo a él/ellos desde Mis documentos.
Recibir una notificación cuando mi asesoría comparte nuevos documentos
¿Quieres recibir una notificación por correo electrónico cuando tu asesoría comparta nuevos documentos en tu centro de documentos?
Ve a Ajustes > Informes > Informes del dentro de documentos > elige quién recibirá estas notificaciones y con qué frecuencia (diaria o los lunes por la mañana).
He importado un documento en las cuentas a pagar en lugar del centro de documentos, ¿Qué puedo hacer?
Si has subido un documento en el lugar equivocado por error, puedes moverlo al centro de documentos:
Selecciona el/los documento(s) de tus Cuentas a Pagar.
Haz clic en Mover a «Mis documentos» (mueve los archivos a tu carpeta local).
Mover a «Compartido con la asesoría» (mueve el o los archivos a la carpeta compartida).
Nota: para poder hacer esto, un usuario debe tener activado el rol de Añadir y eliminar documentos (permisos de los usuarios.).