Hay dos razones por las que puedes necesitar enviar los documentos directamente al Archivo (sin tener que aceptar las facturas entrantes o tener que volver a enviar las facturas salientes a tus clientes):
Tu empresa comienza a utilizar Banqup a mediados del año fiscal y quieres cargar tus facturas anteriores a Banqup.
Quieres enviar las facturas a tu asesoría sin enviarlas a tus clientes.
Cargar las facturas directamente en el Archivo
¿Acabas de empezar a utilizar Banqup y quieres archivar tus facturas procesadas por tu asesor?
Sigue el proceso descrito a continuación para archivar tus facturas sin tener que pasar por el proceso de importación habitual (por lo tanto, no es necesario aprobar las facturas entrantes ni volver a enviar las facturas salientes).
Esto funciona a través de un conector (API) que actuará como puente entre tu actual solución de facturación y Banqup.
Ve a Ajustes:
Automatización:
Si en el apartado Archivar facturas directamente el campo Clave única está vacío, haz clic en el icono de la doble flecha para generar una clave única. Puedes elegir el Estado financiero de los documentos archivados (desconocido o pagado), que se asignará a las facturas importadas a través del conector de archivo:
Introduce tu nombre de usuario, clave API y punto de acceso REST (proporcionado por Unifiedpost) en tu software de terceros para vincularlo con Banqup (por favor, consulta la documentación de su software para obtener ayuda al respecto).
Las facturas importadas a través del conector de archivo se archivan directamente si:
El archivo XML es válido.
La factura no es un duplicado, dado que la configuración de bloqueo de duplicados a enviar está activada (Ajustes>documentos salientes>comprobar documentos duplicados).
Todos los metadatos están rellenados.
Nota: Si no se han rellenado todos los metadatos, las facturas se enviarán a su lista de facturas en curso (cuentas a pagar o cuentas a cobrar). Un usuario tendría entonces que rellenar manualmente los datos que faltan antes de poder archivar la factura. Para ello, el usuario necesita tener activados los roles de archivar facturas de venta sin entrega al cliente e Importar facturas de compra directamente al archivo (Ajustes/Usuarios).
Si un cliente o proveedor es reconocido por el OCR como una entrada existente en tu cuenta, se vinculará a las facturas automáticamente.
Ten en cuenta que puedes archivar las facturas emitidas sin enviarlas a sus clientes, independientemente de cómo las importes a tu cuenta de Banqup.
Envío de facturas a tu asesoría.
Si deseas archivar las facturas para enviarlas a tu asesoría, los pasos son los mismos que el método mostrado anteriormente EXCEPTO que primero tienes que activar la función de Las facturas de venta archivadas sin entrega al cliente se han reenviado a tu asesoría (Ajustes >documentos salientes> Archivo):
Después de activar esta configuración, puedes enviar tus facturas directamente a tu asesoría sin pasar por el flujo de trabajo habitual (es decir, enviar las facturas a los clientes).