Es gibt zwei Gründe, warum Sie Dokumente direkt an das Archiv senden müssen (ohne dass Sie Eingangsrechnungen annehmen oder Ihre Ausgangsrechnungen erneut an Ihre Kunden senden müssen):
Ihr Unternehmen beginnt in der Mitte des Geschäftsjahres mit der Nutzung von Banqup und Sie möchten Ihre Rechnungen aus der Zeit vor Banqup hochladen
Sie wollen Rechnungen an Ihren Buchhalter schicken, ohne sie an Ihre Kunden zu senden
Rechnungen direkt in das Archiv hochladen
Sie beginnen gerade mit Banqup und möchten Ihre Rechnungen aus der Zeit vor Banqup archivieren, die bereits von Ihrem Buchhalter bearbeitet wurden?
Folgen Sie dem unten beschriebenen Prozess, um Ihre Rechnungen zu archivieren, ohne den regulären Importprozess zu durchlaufen (daher müssen Sie keine Eingangsrechnungen genehmigen oder Ausgangsrechnungen erneut versenden).
Dies funktioniert über einen Konnektor (API), der als Brücke zwischen Ihrer aktuellen Fakturierungslösung und Banqup dient.
Gehen Sie zu Ihren Einstellungen
Automatisierung
Blättern Sie nach unten zum Dokument Archiv. Wenn das Feld Eindeutiger Schlüssel leer ist, klicken Sie auf das Doppelpfeilsymbol. Sie können den Status (unbekannt oder bezahlt) wählen, der den über den Archiv-Connector importierten Rechnungen zugewiesen wird.
Geben Sie Ihren Benutzernamen, den API-Schlüssel und den REST-Zugangspunkt (von Unifiedpost zur Verfügung gestellt) in Ihre Software von Drittanbietern ein, um sie mit Banqup zu verknüpfen (bitte lesen Sie die Dokumentation Ihrer Software, um Hilfe dazu zu erhalten).
Über den Archiv-Connector importierte Rechnungen werden direkt archiviert, wenn:
Die XML-Datei ist gültig
Bei der Rechnung handelt es sich nicht um ein Duplikat, da die Einstellung Zu versendende Duplikate sperren aktiviert ist (Einstellungen > Ausgang > Auf Duplikate prüfen > Zu versendende Duplikate sperren > Ein)
Alle Metadaten sind ausgefüllt Hinweis: Wenn nicht alle Metadaten ausgefüllt wurden, werden die Rechnungen an die Liste der in Bearbeitung befindlichen Rechnungen (Kreditoren- oder Debitorenbuchhaltung) gesendet. Ein Benutzer muss dann die fehlenden Daten manuell ausfüllen, bevor er die Rechnung archivieren kann. Dazu muss der Benutzer die Rollen Archivierung von Verkaufsrechnungen ohne Zustellung an den Kunden und Import von Eingangsrechnungen direkt in das Archiv aktivieren (Einstellungen > Benutzer).
Wenn ein Kunde oder Lieferant von der OCR als bestehender Eintrag in Ihrem Konto erkannt wird, wird er automatisch mit den Rechnungen verknüpft.
When a customer or supplier is recognized by OCR as an existing entry in your account, it is automatically linked to the invoices.
Übermittlung von Rechnungen an Ihren Buchhalter
Wenn Sie Rechnungen archivieren möchten, um sie an Ihren Buchhalter zu senden, sind die Schritte dieselben wie die oben beschriebene Methode, AUSSER, dass Sie zuerst die Einstellung Weiterleitung an Ihren Buchhalter für Verkaufsrechnungen, die ohne Zustellung an den Kunden archiviert wurden, aktivieren müssen (Einstellungen > Ausgangsrechnungen > Archiv).
Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, können Sie Ihre Rechnungen direkt an Ihren Buchhalter senden, ohne den regulären Arbeitsablauf zu durchlaufen (d.h. Rechnungen an Kunden zu senden).