Wenn Sie eine Verkaufsrechnung archivieren und an Ihren Buchhalter weiterleiten möchten, ohne sie an Ihren Kunden zu senden, müssen Sie einige Einstellungen in Ihrem Konto ändern:
Dann können Sie Ihre Rechnungen archivieren, ohne sie zu versenden.
Zuweisung der Benutzerrolle Archivieren von Verkaufsrechnungen ohne Zustellung an den Kunden
Gehen Sie zu Ihren Einstellungen und dann zu Benutzer.
Wählen Sie den Benutzer aus, dem Sie die Rolle zuweisen möchten, und aktivieren Sie die Option Verkaufsrechnungen archivieren ohne Zustellung an den Kunden.
Aktivieren Sie die Option Archivierte Dokumente an Apps senden
Sobald diese Funktion aktiviert ist, wird jedes archivierte Dokument an die Apps gesendet (und, wenn Ihre Buchhaltungs-App aktiv ist, werden Ihre Rechnungen an den Buchhalter gesendet).
Gehen Sie zu Ihren Einstellungen und dann zu Ausgehend.
Scrollen Sie nach unten zu Archiv und aktivieren Sie die Option Verkaufsrechnungen, die ohne Zustellung an den Kunden archiviert wurden, werden an Ihren Buchhalter weitergeleitet.
/!\ Achtung /!\
Wenn diese Option nicht aktiviert ist, werden Ihre Dokumente archiviert, ohne an die Kunden gesendet zu werden, ABER sie werden nicht an den Buchhalter gesendet (und Sie können sie später nicht mehr erneut senden). Achten Sie also darauf, diese Option zu aktivieren, BEVOR Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.
Wählen Sie den Zahlungsstatus, der einen archivierten Beleg haben wird
Gehen Sie zu den Automatisierungseinstellungen
Blättern Sie nach unten zu Dokumente direkt archivieren. Unter Finanzieller Status der archivierten Dokumente können Sie den Status (unbekannt oder bezahlt) wählen, den jedes Dokument nach dem Import über die in diesem Artikel beschriebene Methode (auch bekannt als Konnektor im Archiv) haben wird.
Hinweis:
Wenn Sie eine Fakturierungssoftware verwenden und Ihre Dokumente direkt aus dieser Software an das Archiv senden möchten, können Sie auf diesem Bildschirm einen API-Schlüssel generieren, indem Sie auf den Doppelpfeil klicken. Dieser API-Schlüssel muss in Ihre Software eingegeben werden (weitere Einzelheiten finden Sie in der Dokumentation) und wird für die Verbindung Ihrer Rechnungssoftware mit Billtobox verwendet.
Archivierung ohne Versand an den Kunden
Das im Folgenden beschriebene Verfahren wird für die Archivierung von Rechnungen verwendet, die Sie manuell auswählen. Um alle an einen Kunden adressierten Rechnungen automatisch zu archivieren, gehen Sie stattdessen wie folgt vor.
Im Menü Ausgangsrechnungen gibt es 2 Möglichkeiten, eine Rechnung zu archivieren:
Durch eine Massenaktion
Durch Klicken auf die Schaltfläche Archivieren in den Details einer Rechnung
Die Dokumente, die über den Archiv-Connector auf der Plattform ankommen, werden direkt archiviert, wenn:
Die XML-Datei ist gültig
Das Dokument ist kein Duplikat (wenn die Einstellung Duplikate blockieren aktiviert ist)
Alle Metadaten sind vorhanden
Hinweis: Wenn nicht alle Metadaten ausgefüllt sind, werden die Dokumente an das entsprechende Menü (Käufe oder Verkäufe) gesendet. Der Benutzer muss dann die fehlenden Daten manuell ergänzen, bevor er sie archivieren kann. Zu diesem Zweck muss der Benutzer die Rolle Details zu archivierten Lieferantenbelegen bearbeiten aktiviert haben.
Wenn ein Kunde oder Lieferant einer Rechnung unter den bereits in Ihrem Konto erfassten erkannt wird, erfolgt die Verknüpfung mit diesem automatisch.