Eine Verbindlichkeit, die in Ihrem Banqup-Konto eingeht, durchläuft eine Reihe von Schritten, die Sie an Ihren Arbeitsablauf oder Ihre Vorlieben anpassen können.
Inhaltsverzeichnis:
Wenn Sie zu Ihren Einstellungen > Eingang gehen, werden die Einstellungen in der Reihenfolge ihres Auftretens angezeigt. Einige Schritte sind optional (Lieferantenfreigabe, Geschäftsfreigabe, Zahlungsfreigabe), sie können jederzeit ein- oder ausgeschaltet werden. Wir werden später in diesem Artikel darauf zurückkommen, was diese Schritte bewirken.
3 Möglichkeiten, Rechnungen zu akzeptieren
Wenn eine Rechnung in Ihrem Konto eingeht, muss sie akzeptiert werden, bevor sie ihren Weg zum Buchhalter und ins Archiv antreten kann.
Es gibt 3 Möglichkeiten, ein eingehendes Dokument zu akzeptieren:
Manuell: jedes Dokument muss manuell von einem Benutzer genehmigt werden (Standardverhalten)
Vertrauenswürdig: Rechnungen von Lieferanten, die als vertrauenswürdig gekennzeichnet sind (in der Lieferantendatei), werden automatisch akzeptiert.
Automatisch: Alle importierten Dokumente werden automatisch genehmigt.
Hinweis:
Von hier aus können Sie auch die Erkennung von Duplikaten aktivieren, deren Archivierung blockieren und Dokumente von E-Mail-Adressen, die auf der Whitelist stehen, automatisch akzeptieren. Um E-Mail-Adressen auf die Whitelist zu setzen, geben Sie sie in das Feld ein und trennen Sie die einzelnen E-Mail-Adressen mit einem Komma.
Es gibt 3 optionale Schritte, die aktiviert werden können
Genehmigung des Lieferanten
Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie einen zusätzlichen Genehmigungsschritt für bestimmte Lieferanten wünschen. Um diese Option vollständig zu aktivieren, müssen Sie die Datei des Lieferanten aufrufen (Kunden &, Lieferanten > Registerkarte Lieferanten > Klicken Sie auf den Lieferanten Ihrer Wahl) und unter der Option Genehmigung durch einen Benutzer festlegen, der die Dokumente dieses Lieferanten genehmigt.
Geschäftliche Genehmigung
Wenn Sie diese Option aktivieren, muss ein Benutzer mit der Genehmigungsrolle "Geschäftlich" (aktivieren Sie diese Rolle unter Einstellungen > Benutzer > klicken Sie auf den Benutzer Ihrer Wahl) alle eingehenden Dokumente genehmigen (auch wenn sie bereits von einem anderen Benutzer, der nicht die Genehmigungsrolle "Geschäftlich" hat, akzeptiert wurden).
Genehmigung von Zahlungen
Wenn diese Option aktiviert ist, wird für einen Benutzer mit der Rolle Zahlungen genehmigen eine Aufgabe in seinem Konto erstellt, um Dokumente zu genehmigen, die von einem Benutzer ohne diese Rolle als bezahlt markiert wurden.
Mit dieser Option können Sie zum Beispiel kontrollieren, welche Belege tatsächlich bezahlt wurden.