Banqup vám umožňuje importovat a přijímat faktury přímo na váš Banqup účet. To neznamená, že vše, co vstupuje do vašeho účtu, musí být nutně importováno a předáno vašemu účetnímu/vaší účetní.
Než se faktury přesunou k vašemu účetnímu/vaší účetní, můžete si ponechat kontrolu nad tím, co přichází na váš účet, a rozhodnout, které faktury jsou oprávněné a které nikoliv.
Obsah:
Bez ohledu na to, jakým kanálem se faktura dostala na váš Banqup účet, po průchodu službou rozpoznávání dat (OCR) se každá faktura objeví v položce Závazky se statusem 'K přijetí'.
Jak schválit fakturu automaticky pomocí výchozího nastavení
Než se faktura přesune k účetní/mu, můžete definovat, jak bude faktura schvalována.
Postup:
Jděte do Nastavení
Příchozí
Pod nabídkou Přijmout vyberte způsob, jak budou faktury schvalovány
Manuální: každý dokument musí být ručně schválen uživatelem
Důvěryhodný: faktury pocházející od dodavatelů, kteří jsou označeni jako důvěryhodní (v souboru dodavatele), budou akceptovány automaticky
Automatický: všechny importované faktury budou automaticky schváleny
Poznámka:
odtud můžete také zapnout identifikaci duplicit, blokovat jejich archivaci a automaticky přijímat dokumenty z e-mailových adres na whitelistu. Chcete-li e-mailové adresy přidat na seznam povolených, zadejte je do pole a oddělte jednotlivé e-maily čárkou.
Jak schválit nebo zamítnout fakturu manuálně
Pro manuální schválení nebo zamítnutí faktury jděte do položky Závazky.
Zde máte 2 možnosti:
Schválit jednu nebo více faktur najednou
Když přejdete na svůj seznam Závazků. vše, co musíte udělat, je vybrat dokumenty, které chcete přijmout (zaškrtnutím políčka, jak je znázorněno na obrázku č. 1 níže) a poté kliknout na tlačítko Přijmout (jak je znázorněno na obrázku č. 2 níže)
Schválení faktury ze stránky s detaily faktury
From V seznamu se statusem V procesu klikněte na fakturu, kterou chcete schválit. Na stránce podrobností můžete fakturu odmítnout nebo přijmout pomocí tlačítek nad nebo pod údaji faktury.
Zpráva potvrdí, že vaše dokumenty byly přijaty. Upozorněni budete také v případě, pokud se něco pokazí.
Po schválení se stav faktury změní z „Přijmout“ na stav udávající, kolik dní zbývá do splatnosti faktury. Faktura je archivována, jakmile ji schválíte.
Upozornění! Schválení faktury nebude možné, pokud nejprve nevyplníte všechna data faktury. Pokud některé údaje chybí, doplňte je prosím ručně.
Jak zamítnout fakturu
Při zamítnutí faktury se zobrazí okno, ve kterém uveďte důvod zamítnutí.
Poznámka: u dokumentů přijatých e-mailem se zobrazí 2 zaškrtávací políčka:
sdělit svému dodavateli e-mailem, že jste odmítli fakturu a proč.
umístit e-mailovou adresu dodavatele na blacklist a zabránit jí v zasílání jakékoli jiné faktury na váš Banqup účet. Cokoli odeslané e-mailovou adresou uvedenou na černé listině půjde přímo do koše.
Důležité
: schvalujte pouze faktury, které jsou legitimní, protože po přijetí je faktura automaticky předána vašemu účetnímu/vaší účetní a tuto akci nebudete moci vrátit zpět.
Jak obnovit fakturu, která byla zamítnuta
Pokud jste omylem odmítli fakturu, můžete ji obnovit z Koše kliknutím na
tlačítko
.
Po obnovení se faktura znovu objeví v záložce V procesu.