O Centro de documentos é utilizado para guardar os seus documentos que não são faturas ou notas de crédito e partilhá-los com o seu contabilista, se assim o desejar.
Índice:
O Centro de documentos tem duas opções:
Ficheiros locais
Os meus documentos
Os ficheiros carregados aqui são armazenados na sua conta Banqup e pode aceder a eles a partir de qualquer lugar. Não são partilhados com o seu contabilista.
Partilhado com o contabilista
Esta pasta é partilhada com o seu contabilista. Todos os documentos desta pasta estão disponíveis para si e para o seu contabilista.
Contém 2 subpastas:
Contabilista para empresa
Documentos que o seu contabilista lhe enviou.Empresa para contabilista
Documentos que enviou ao seu contabilista.
Organizar documentos
Para organizar os seus documentos e encontrá-los facilmente mais tarde, pode criar pastas, clicando no botão Criar nova pasta.
As suas pastas criadas aparecem na pasta Os meus documentos:
Uma vez criados, pode organizar os seus documentos nestas pastas.
A partir da página de detalhes (clique em qualquer documento para abrir a página de detalhes), pode adicionar etiquetas aos seus documentos. Estas etiquetas facilitarão a procura de documentos mais tarde.
Dica:
com um clique do botão direito do rato sobre um documento, abre-se um menu e pode dar outro nome ao seu documento, partilhá-lo com o seu contabilista, movê-lo para o seu contabilista, criar regras para a pasta ou apagá-lo.
Criação de subpastas na pasta Empresa para contabilista
Pode criar uma regra sobre uma pasta para que qualquer documento importado para esta pasta também seja encaminhado para o seu contabilista.
Isto pode ser utilizado para criar uma visualização em árvore na pasta Empresa para contabilista.
Quando a regra Copiar conteúdo para Empresa para contabilista é criada numa pasta, a importação de um documento para esta pasta criará a sub-pasta com o mesmo nome na pasta Empresa para contabilista.
Nota: apagar esta pasta dos seus ficheiros locais não afetará a pasta partilhada com o seu contabilista. Pode apagar os documentos dentro da pasta partilhada, mas não a pasta em si.
Ligar o Centro de documentos ao meu contabilista
Se a ligação não tiver sido feita entre a sua conta Banqup e o seu contabilista, terá de seguir as instruções no ecrã. Há 2 cenários possíveis:
A aplicação de contabilidade ainda não foi ativada entre o seu contabilista e você, precisa de a ativar.
A aplicação de contabilidade foi ativada mas o seu contabilista não utiliza a partilha de ficheiros Banqup para receber os seus ficheiros. Tem de clicar em Ligar e preencher o nome e NIF do seu contabilista. Conectar e preencher o nome e número de IVA do seu contabilista. Ele receberá um convite para estabelecer a ligação entre ele e a sua conta Banqup, o que lhe permitirá partilhar documentos.
Envio de documentos da minha empresa para o meu contabilista
Pode carregar qualquer documento diretamente na pasta partilhada Empresa para contabilista.
Nota:
é aconselhável guardar uma cópia na pasta local Os meus documentos porque quando o seu contabilista apaga um ficheiro da pasta partilhada, este também é apagado para si.
Um documento na pasta Os meus documentos pode ser facilmente partilhado com o seu contabilista:
Selecione o documento
Clique em Copiar para o contabilista para enviar o ficheiro para o seu contabilista enquanto mantém uma cópia na sua pasta local.
Também pode encontrar este botão na página de detalhes de qualquer documento.
Qualquer documento copiado para o contabilista aparece na pasta Empresa para contabilista.
Os documentos que foram partilhados com o seu contabilista são marcados como partilhados na coluna Contabilista.
Onde posso encontrar os documentos enviados pelo meu contabilista?
Os documentos enviados pelo seu contabilista aparecerão na pasta Contabilista para empresa.
Para guardar uma cópia de um documento enviado pelo seu contabilista, selecione o(s) documento(s) e clique em Copiar para Os meus documentos. Você e o seu contabilista podem aceder ao(s) ficheiro(s). Se o seu contabilista apagar o(s) documento(s), pode ainda aceder a ele(s) a partir de Os meus documentos.
Ser notificado quando o meu contabilista partilha novos documentos
Deseja receber uma notificação por e-mail quando o seu contabilista partilha novos documentos no seu Centro de Documentos?
Vá às suas definições > Relatórios > Relatórios do Centro de documentos > escolha quem recebe estas notificações e com que frequência (diariamente ou mensalmente).
Importei um documento nas minhas contas a pagar em vez do Centro de documentos, o que posso fazer?
Se carregou um documento no local errado por engano, pode movê-lo para o Centro de documentos:
Selecione o(s) documento(s) das suas contas a pagar
Clique em Mover documentos para o Doc center (mova o(s) ficheiro(s) para a sua pasta local)
OU
Mover para o Contabilista (mova o(s) ficheiro(s) para a pasta partilhada)
Nota:
para o poder fazer, um utilizador deve ter a função Adicionar e eliminar documentos ativada. (#23 neste artigo).