Existem 2 razões pelas quais poderá ter de enviar documentos diretamente para o arquivo (sem ter de aceitar faturas recebidas ou ter de enviar novamente as faturas emitidas aos seus clientes):
A sua empresa começa a utilizar Banqup em meados do ano fiscal e pretende carregar as suas faturas pré-Banqup
Deseja enviar faturas ao seu contabilista sem as enviar aos seus clientes
Carregar faturas diretamente para o arquivo
Está a começar a usar o Banqup e quer arquivar as suas faturas pré-Banqup já processadas pelo contabilista?
Siga o processo descrito abaixo para arquivar as suas faturas sem ter de passar pelo processo de importação normal (desta forma, não é necessário aprovar faturas recebidas ou enviar novamente faturas emitidas).
Isto funciona através de um conector (API) que funcionará como ponte entre o seu sistema de faturação atual e o Banqup.
Vá às suas Definições
Automatização
Percorrer até A Arquivar Diretamente as Faturas. Se o campo Chave Única estiver vazio, clique no ícone da seta dupla. Pode escolher o estado (desconhecido ou pago) que será atribuído às faturas importadas através do conector do arquivo.
Introduza o seu nome de utilizador, chave API e ponto de acesso REST (fornecido pelo Unifiedpost) no seu software de terceiros para o ligar ao Banqup (consulte a documentação do seu software para obter ajuda nesse sentido).
As faturas importadas através do conector do arquivo são arquivadas diretamente se:
O ficheiro XML é válido
A fatura não é um duplicado, dado que a definição de Bloquear duplicado a enviar está ativa (Definições > De saída > Verificar se há documentos duplicados > Bloquear duplicado a enviar > Ativado)
Todos os metadatos foram preenchidos
Nota: se todos os metadados não tiverem sido preenchidos, as faturas serão enviadas para a sua (Contas a pagar ou Contas a receber) lista Em curso. Um utilizador teria então de preencher manualmente os dados em falta antes de poder arquivar a fatura. Para o fazer, o utilizador precisa ter ativas as opções Arquivar faturas de vendas sem entrega ao cliente e Importação de faturas de compras diretamente para o arquivo (Definições > Utilizadores).
Se um cliente ou fornecedor for reconhecido pelo OCR como uma entrada existente na sua conta, estes serão ligados automaticamente às faturas.
Note que pode arquivar as faturas emitidas sem as enviar aos seus clientes, independentemente da forma como as importe para a sua conta Banqup.
Enviar faturas ao seu contabilista
Se quiser arquivar faturas para as enviar ao seu contabilista, os passos são os mesmos que o método mostrado acima EXCETO tem primeiro de ativar a opção As faturas de venda que foram arquivadas sem entrega ao cliente são encaminhadas para o seu contabilista (Definições > De saída > Arquivo).
Após ativar esta configuração, pode enviar as suas faturas diretamente ao seu contabilista sem passar pelo processo normal de trabalho (ou seja, enviar faturas aos clientes).