Wanneer Banqup een e-mail ontvangt die meerdere documenten bevat, en meer dan 1 document zou een factuur kunnen zijn, dan kan het niet bepalen waartoe elk document dient of bij hoort. Deze documenten komen dan terecht in een Filter taak.
Een Filter Taak laat toe om documenten die ontvangen zijn via e-mail, te definiëren als factuur, bijlage, dubbel, etc.
Nota: om deze taak te kunnen uitvoeren, is een specifiek rol nodig.
Om deze rol te activeren, ga je naar je Instellingen > Gebruikers.
Waar komen de te filteren documenten terecht?
Menu Inkomend > Tabblad Filter taken
Hoe werkt het ?
De verschillende taken worden in een lijst weergegeven. Een klik op een taak opent de detailpagina.
De detailpagina bevat:
De afzender van de e-mail
De datum van ontvangst
Het onderwerp van de e-mail
De lijst met documenten
De documenten kunnen gecategoriseerd worden in volgende documenttypes:
Hoofddocumenten
Factuur
Credit nota
Onkostennota
Bijlage
Bijlage van een hoofddocument
Niet-relevante documenten
Niet importeren
Een paar functies:
Bestanden in .png en .jpeg formaat worden omgezet naar pdf
PDF-bestanden worden gevisualiseerd
Enkel PDF-bestanden (incl. de omgezette beeldbestanden) en UBL-bestanden kunnen gecategoriseerd worden als hoofddocument. Andere bestanden (Word, Excel, ...) worden steeds als bijlage beschouwd.
Voorbeeld: indien een PDF-bestand en een Word bestand in eenzelfde mail verstuurd worden, zal dit NIET in een filter taak terechtkomen. Het PDF-bestand wordt gecategoriseerd als factuur, het Word bestand als bijlage.
Acties:
Weigeren: hierbij wordt het geheel aan documenten verwijderd. Categorisatie van de documenten is niet nodig. De gebruiker kan aangeven of hij de leverancier wil informeren en eventueel op een zwarte lijst wil zetten.
Documenten opslaan: elk document moet gecategoriseerd worden. Afhankelijk van het aantal aangeduide hoofddocumenten, zullen een of meerdere facturen toegevoegd worden aan het tabblad 'te verwerken'.