Je kunt de betaalstatus van een factuur aanpassen. Zo zie je welke facturen reeds werden betaald en welke nog betaling vereisen.
Facturen markeren als betaald kan op verschillende manieren:
Bij acceptatie (enkel voor inkomende facturen)
Je kunt ervoor kiezen een factuur bij acceptatie direct te markeren als 'betaald'. Dit doe je door het vakje 'betaald' binnen je factu
ur aan te vinken. De factuur wordt nu automatisch gearchiveerd en gemarkeerd als betaald.
Opmerking:
je kunt ook aangeven hoe de factuur werd betaald in het veld betaalmethode.
Na acceptatie van inkomende of uitgaande (verkoop)facturen:
Wanneer je een onbetaalde inkomende factuur accepteert of een uitgaande factuur verzendt, krijgt deze een status met vervaldatum. Je kunt de onbetaalde facturen daarna markeren als betaald. Dit kan per individuele factuur of voor een selectie van facturen. Om dat te doen ga je naar facturen Inkomend of uitgaand. Maak een selectie van facturen, en klik op de knop Markeren als betaald.
Alle geselecteerde facturen verdwijnen nu uit de Folder ‘Inkomend’ of ‘Uitgaand’ en krijgen de status
'betaald'
. Je kunt ze terugvinden in het archief.
Opmerking: Om een factuur als betaald te kunnen markeren, moet de gebruiker de rol Betalingen ingeven hebben. Deze rol staat normaal gesproken al geactiveerd. Anders kan deze rol geactiveerd worden in Instellingen > Gebruikers > Betaalstatus inkomende en uitgaande documenten > Betalingen ingeven
Inkomende facturen worden bij acceptatie, ongeacht de status van betaling, gearchiveerd. Ze worden bovendien, indien de accounting app actief is, automatisch doorgestuurd naar de accountant of boekhoudsoftware. Standaard staat deze accounting app al actief.
Wat bij een gedeeltelijke betaling?
Facturen die reeds gedeeltelijk werden betaald, kun je aanpassen door het reeds betaalde bedrag in te voeren.
Opgelet:
bij een gedeeltelijke betaling dien je de inkomende factuur of uitgaande factuur te bewaren en niet te markeren als betaald.
De status in het archief verandert dan naar 'gedeeltelijk betaald'.
