Yra dvi priežastys, dėl kurių jums gali tekti siųsti dokumentus tiesiai į archyvą (nepriimant gaunamų sąskaitų faktūrų ar iš naujo siunčiant sąskaitas klientams):
Jūsų įmonė pradeda naudoti Banqup programą finansinių metų viduryje ir norite įkelti ankstesnes sąskaitas faktūras į Banqup.
Norite išsiųsti sąskaitas faktūras savo apskaitininkui, nesiųsdami jų savo klientams.
Įkelkite sąskaitas faktūras tiesiai į archyvą
Tik pradedate naudotis Banqup ir norite archyvuoti apskaitos jau apdorotas senesnes sąskaitas faktūras?
Atlikite toliau aprašytą procesą, kad archyvuotumėte sąskaitas faktūras be įprasto importavimo proceso ( nereikia patvirtinti gaunamų sąskaitų ar dar kartą siųsti siunčiamų sąskaitų faktūrų).
Tai galite padaryti per jungtį (API), kuri veiks kaip tiltas tarp dabartinio sąskaitų faktūrų išrašymo sprendimo ir Banqup.
Eikite į Nustatymai
2. Automatizavimas
3. Slinkite žemyn iki Sąskaitų įtraukimas į archyvą per programines sąsajas. Jei unikaliojo rakto laukas tuščias, spustelėkite dvigubos rodyklės piktogramą. Galite pasirinkti būseną (nežinoma arba mokama), kuri bus priskirta sąskaitoms faktūroms, importuotoms per archyvo jungtį.
4. Įtraukite savo vartotojo vardą, API raktą ir REST prieigos tašką (kurį pateikia Unifiedpost) į savo trečiosios šalies programinę įrangą, kad susietumėte ją su Banqup (pagalbos šiuo klausimu ieškokite programinės įrangos dokumentacijoje).
5. Sąskaitos, importuotos per archyvo jungtį, archyvuojamos tiesiogiai, jei:
1. XML failas yra tinkamas
2. Sąskaita faktūra nėra dublikatas, atsižvelgiant į tai, kad įjungtas parametras Blokuoti tikslią kopiją, kuri turi būti išsiųsta (Nustatymai> Išeinančios sąskaitos> Patikrinkite, ar nėra besidubliuojančių dokumentų> Blokuoti dublikatų siuntimą> Įjungta)
3. Visi metaduomenys užpildyti
Pastaba:
jei neužpildyti visi metaduomenys, sąskaitos faktūros bus išsiųstos į jūsų (Išeinančių arba Įeinančių sąskaitų) nebaigtos veiklos sąrašą. Tad norėdami archyvuoti sąskaitą faktūrą, turėsite rankiniu būdu užpildyti trūkstamus duomenis. Norėdami tai padaryti, reikia Įkelti į archyvą pardavimo sąskaitas, nesiunčiant klientui ir Pirkimo sąskaitų importas tiesiai į archyvą rolių (Nustatymai> Vartotojai).
6. Jei OCR atpažįsta klientą ar tiekėją kaip esamą jūsų paskyros įrašą, jie bus automatiškai susieti su sąskaitomis faktūromis.
Atminkite, kad galite archyvuoti siunčiamas sąskaitas faktūras nesiųsdami jų savo klientams, nesvarbu, kaip jas importuosite į Banqup paskyrą.
Sąskaitų faktūrų siuntimas apskaitai
Jei norite archyvuoti sąskaitas faktūras, kad jas išsiųstumėte apskaitai , veiksmai yra tokie patys, kaip aprašyta aukščiau, IŠSKYRUS, pirmiausia turite įgalinti Pardavimo sąskaitos, kai jos įtraukiamos į archyvą, nesiunčiant klientui, yra išsiunčiamos Jūsų buhalteriui nustatymą (Nustatymai> Pardavimai > Įtraukti į archyvą).
Įgalinę šį nustatymą, galite siųsti savo sąskaitas faktūras tiesiogiai apskaitai, nevykdydami įprastos darbo eigos (t. y. Nesiųsdami sąskaitų faktūrų klientams).