Prispôsobenie toku došlých faktúr

Faktúra vstupujúca na váš Banqup účet prechádza sériou krokov, ktoré si môžete prispôsobiť tak, aby zodpovedali vášmu pracovnému postupu alebo vašim preferenciám.

Obsah:

• 3 spôsoby prijímania faktúr
• Schválenie dodávateľa
• Obchodné schválenie
• Schválenie platby

Keď pôjdete do Nastavenia > Prichádzajúce, zobrazia sa vám nastavenia kroky pracovného postupu. Niektoré kroky sú voliteľné (schválenie dodávateľa, obchodné schválenie, schválenie platby) a dajú sa kedykoľvek zapnúť alebo vypnúť. Neskôr v článku sa k tomu ešte vrátime.

3 spôsoby prijímania faktúr

Keď sa faktúra dostane na váš účet, predtým ako bude pokračovať k účtovníkovi a do archívu, musí byť prijatá.

Existujú tri spôsoby ako prijať prichádzajúci dokument:

• Manuálne: každý dokument musí byť manuálne schválený používateľom (predvolené správanie)
• Dôveryhodná: faktúry prichádzajúce od dôveryhodných dodávateľov (v súbore dodávateľa), budú automaticky akceptované
• Automatická: všetky importované dokumenty budú schválené automaticky
  
  Poznámka: na tomto mieste, môžete zapnúť identifikáciu duplikátov, blokovať ich archiváciu a automaticky prijímať dokumenty z e-mailových adries na zozname povolených dodávateľov. Ak chcete pridať e-mailové adresy na bielu listinu, zadajte ich do poľa a oddeľte každú adresu čiarkou.

K dispozícii máte 3 voliteľné nastavenia, ktoré môžete aktivovať

• Schválenie dodávateľa
• Obchodné schválenie
• Schválenie platby

Schválenie dodávateľa

Aktivujte si túto možnosť, ak pri určitých dodávateľov chcete mať ďalší schvaľovací krok. Pre úplnú aktiváciu tejto možnosti, musíte prejsť do podrobností dodávateľa (Zákazníci a dodávatelia > Dodávatelia > kliknite na vybraného dodávateľa), následne pod možnosťou Schvaľovateľ vyberte používateľa,  ktorý bude schvaľovať dokumenty od tohto dodávateľa. 

Obchodné schválenie

Aktiváciou tejto možnosti, používateľ s rolou Obchodné schválenie (túto rolu aktivujete v Nastavenia > Používatelia > kliknutie na vybraného používateľa) bude musieť schvaľovať všetky prichádzajúce dokumenty (aj keď už boli prijaté iným používateľom, ktorý túto rolu nemal).

Schválenie platby

Keď je táto možnosť aktivovaná, používateľ s rolou Schvaľovanie platieb, bude mať na svojom účte vytvorenú úlohu na potvrdenie dokumentov, ktoré boli schválené ako zaplatené iným používateľom bez tejto roly.

Túto možnosť používate na udržanie kontroly nad tým, ktoré dokumenty boli skutočne zaplatené.