Ako vytvoriť predajnú faktúru

Obsah:

• Nastavenie vašich preferencií
• Ako importovať vášho zákazníka do Banqupu
• Vytvorenie novej faktúry
• Zaslanie faktúry zákazníkovi

Nastavenie vašich preferencií

Choďte do menu Nastavenia > Odchádzajúce

Tu sú nastavenia, ktoré je možné nastaviť:

1. Predvolený komentár na všetkých faktúrach: pridajte komentár, ktorý sa zobrazí na všetkých predajných faktúrach (voliteľné)
2. Automatické číslovanie: aktivujte túto možnosť, aby sa automaticky vygenerovalo číslo faktúry (formát si vyberiete v kroku č. 3). Deaktivujte ho, aby ste svojim faktúram pridelili číslo manuálne.
   Ak ste aktivovali automatické číslovanie v kroku č. 2, vyberte tu:
   1. Názov poradia číslovania.
   2. Typ dokumentu, na ktorý sa má vzťahovať (faktúra alebo dobropis).
   3. Dátum začiatku a konca – relevantné, ak každý rok používate novú postupnosť číslovania. Tým sa zabráni tomu, aby automatické číslovanie pokračovalo po dátume ukončenia.
   4. Ďalšia hodnota. Pri pridávaní nového formátu číslovania zadajte, aká bude prvá hodnota. Odtiaľ to prevezme automatické číslovanie.
      Príklad: Názov vašej sekvencie je 2022, ďalšia hodnota môže byť 2022-001. Automatické číslovanie použije 2022-001 na vašej prvej faktúre, potom 2022-002, 2022-003 atď.
3. Pridajte novú šablónu postupnosti číslovania.
4. Vyberte, ktorá postupnosť číslovania sa má predvolene použiť.
   Stále budete môcť zmeniť poradie, ktoré sa má použiť pre faktúru počas jej vytvárania.
5. Tu nahrajte dokument so zmluvnými podmienkami a pripojí sa ku všetkým vašim odchádzajúcim faktúram vytvoreným na Banqup.
6. Vyberte, ktoré ďalšie informácie sa majú zobrazovať v päte faktúr:
   • Obchodný email
   • Telefónne číslo spoločnosti
   • Webová stránka spoločnosti
   • Ďalšie informácie (voľný text do 256 znakov)
   • IBAN(y)
     Tip: Ak chcete pridať alebo upraviť svoje IBAN, prejdite do časti Nastavenia > Informácie o spoločnosti
7. Vyberte, čo sa má zobraziť ako referencia platby:
   
   • Číslo faktúry
   • Voľný text

Ako importovať vášho zákazníka do Banqupu

Ak ste to ešte neurobili, teraz je na to vhodný čas. Tento krok je dobrovoľný, avšak z dlhodobého hľadiska vám ušetrí mnoho času. 

>> Tu si môžete prečítať ako hromadne pridať zákazníkov

Vytvorenie novej faktúry

Choďte do Odoslaných faktúr.

Následne kliknite na Vytvoriť novú faktúru

V nástroji na vytváranie faktúr vyplňte právne informácie:

• Fakturačná mena(1)
• Typ dokument(2): Faktúra alebo Dobropis

Poznámka: ak si zvolíte dobropis, objavia sa dve ďalšie kolónky, aby ste ho mohli prepojiť s originálnou faktúrou: Číslo pôvodnej faktúry a Dátum vystavenia pôvodnej faktúry

• Dátum vystavenia(3): Termín splatnosti sa nastaví automaticky na základe vášho nastavenia Predvolenej platby po (Nastavenia >Odchádzajúce > Predvolená platba po).
  
• Číslo dokumentu(4): Ak je aktivované automatické číslovanie, odoslanej faktúre je automaticky priradené číslo (pozri do Nastavenia vašich preferencií, bod #3).
  
  
• Príjemca(5): Vďaka tomu, že ste v predchádzajúcom kroku importovali vašich zákazníkov, stačí Vám len vybrať si príjemcu z rolovacieho menu a zaslať im faktúru. Ak ste zákazníka ešte neimportovali, kliknite na znak + a vyplňte údaje o zákazníkovi. 

Poznámka: ak je Váš zákazník členom OpenPeppol, pred odoslaním faktúry musíte taktiež vyplniť Dodatočné informácie ako PO číslo (Číslo objednávky).

• Produkt alebo služba fakturovaná vášmu klientovi.  Pomocou pár kliknutí môžete pridať produkt, či službu cez katalóg produktov kliknutím na tlačidlo

Ak sa služba/produkt nenachádza v katalógu, môžete tieto informácie vyplniť manuálne. Ak si myslíte, že budete potrebovať túto položku aj v budúcnosti, jednoduchým kliknutím na znak + na konci riadku, pridáte tento riadok do vášho katalógu.

1. Služba/produkt: meno vášho produktu/služby
2. Popis: popis vášho produktu
3. Jednotková cena: cena za mernú jednotku
4. DPH: sadzba DPH, vzťahujúca sa na váš produkt/službu
5. Cena s DPH

Medzisúčet, Spolu a DPH sa doplňujú automaticky.

Pre pridanie ďalších riadkov služieb/produktov do vašej faktúry kliknite na tlačidlo

• Bankové údaje. Na tomto mieste vidíte meno vašej spoločnosti, jej IBAN, BIC a Referencie platby/ Variabilný symbol. Prípadne viete automaticky generovať štruktúrovanú referenciu platby.
• Komentáre. Pre každú faktúru môžete pridať svoj komentár, prípadne si nastaviť štandardný komentár, ktorý sa bude zobrazovať na všetkých faktúrach.
• Prílohy. Ak dokument vyžaduje prílohy, môžete ich sem vložiť pomocou drag&drop alebo kliknutím do tohto poľa a vybraním z vášho PC.

• Uložiť.

Zaslanie faktúry zákazníkovi

Po uložení faktúry sa dostaneme do Odoslaných faktúr, kde už stačí len faktúru označiť a kliknúť na tlačidlo Poslať.

Váš zákazník obdrží faktúru cez kanál, aký ste si zvolil pri importovaní zákazníka.