Ako ukladať dokumenty, ktoré nie sú faktúrami a zdieľať ich s účtovníkom.

Obsah:

• Organizovanie dokumentov
  • Vytváranie podpriečinkov v Podnik -> účtovník
• Prepojenie Centra Dokumentov s mojím účtovníkom
• Preposielanie dokumentov zo spoločnosti môjmu účtovníkovi
• Kde nájdem dokumenty, ktoré mi zaslal môj účtovník?
• Nastavenie upozornení, keď účtovník zdieľa nové dokumenty
• Čo robiť, ak ste importovali dokument do Prijatých faktúr namiesto do centra dokumentov.

Centrum dokumentov sa používa na ukladanie dokumentov, ktoré nie sú faktúry alebo dobropisy. Tieto dokumenty môžete zdieľať s vašim účtovníkom.

Jeho využitie je dvojaké:

• Lokálne súbory
  • Moje dokumenty
    Dokumenty, ktoré sem nahráte sa uložia do vášho Banqup účtu a následne k nim máte prístup z odkiaľkoľvek. Tieto dokumenty nie sú zdieľané s vašim účtovníkom.
• Zdieľané s účtovníkom
  Tento priečinok je zdieľaný s vašim účtovníkom. Všetky dokumenty sú dostupné pre vás aj vášho účtovníka.
  Obsahuje dva podpriečinky:
  • Účtovník -> Podnik
    Dokumenty, ktoré vám zašle účtovník.
  • Podnik -> Účtovník
    Dokumenty, ktoré ste poslali účtovníkovi.

Organizovanie dokumentov

Aby ste neskôr vedeli ľahšie nájsť vaše dokumenty, môžete si jednoducho vytvoriť priečinky tak, že kliknete na tlačidlo Vytvoriť nový priečinok.

Vaše novo vytvorené priečinky sa objavia pod priečinkom Moje dokumenty:

Následne si svoje dokumenty môžete v týchto priečinkoch usporiadať.

Kliknutím na ľubovoľný dokument sa vám otvoria detaily. Pre otvorenie detailov o dokumentu, kliknite na ľubovoľný dokument. Pre lepšie vyhľadávanie v budúcnosti môžete pridať štítky (tagy).

Tip: pravým kliknutím na dokument sa vám otvorí menu s možnosťami, premenovať dokument, kopírovať účtovníkovi, presunúť k účtovníkovi, vytvoriť, či odstrániť zložku.

Vytváranie podpriečinkov v Podnik -> účtovník

Pre priečinky si viete vytvoriť pravidlo, aby každý dokument v ňom sa nachádzajúci bol preposielaný vášmu účtovníkovi.

Týmto spôsobom si môžete vytvoriť stromový pohľad v záložke Podnik -> Účtovník

Keď vytvoríte v priečinku pravidlo na kopírovanie obsahu z podniku k účtovníkovi, po importovaní dokumentu sa automatický vytvorí podpriečinok s rovnakým názvom medzi zdieľanými priečinkami.

Poznámka: vymazanie tohto priečinku z vašich lokálnych súborov neovplyvní priečinok zdieľaný s vašim účtovníkom. Môžete vymazať dokumenty nachádzajúce sa v priečinku, nie však samotný priečinok. 

Prepojenie Centra dokumentov s mojím účtovníkom 

Ak sa medzi vaším Banqup účtom a účtovníkom nedošlo k prepojeniu, postupujte podľa pokynov na obrazovke. Existujú dva možné scenáre:

1. Medzi vami a účtovníkom ešte nebola aktivovaná účtovnícka konzola a musíte ju najskôr aktivovať.
2. Účtovnícka konzola bola aktivovaná, ale váš účtovník nepoužíva Súbory Banqup na prijímanie súborov. Musíte kliknúť na Pripojiť a vyplniť meno účtovníka, IČ DPH a emailovú adresu. Dostane pozvánku na nadviazanie spojenia medzi ním a vašim Banqup účtom, čo vám následne umožní zdieľať dokumenty.

Preposielanie dokumentov zo spoločnosti môjmu účtovníkovi

• Môžete jednoducho a priamo nahrať vaše dokumenty do zdieľaného priečinku Podnik -> Účtovník
  Poznámka: odporúčame uchovávať si lokálnu kópiu dokumentu, pretože keď váš účtovník vymaže súbor zo zdieľaného priečinka, vymaže sa aj pre vás. 
  
• Ak sa dokument nachádza v priečinku Moje dokumenty, môžete ho jednoducho zdieľať so svojím účtovníkom:
  1. Vyberte dokument
  2. Kliknutím na možnosť Kopírovať účtovníkovi odošlete súbor účtovníkovi, pričom kópiu ponecháte v miestnom priečinku.

Toto tlačidlo nájdete aj na stránke podrobností akéhokoľvek dokumentu.

Akýkoľvek dokument skopírovaný účtovníkovi sa zobrazí v priečinku Podnik --> Účtovník.

Dokumenty, ktoré boli zdieľané s vaším účtovníkom, sú označené ako zdieľané v stĺpci Účtovník.

Kde nájdem dokumenty, ktoré mi zaslal môj účtovník?

Dokumenty odoslané vaším účtovníkom sa zobrazia v priečinku Účtovník --> Podnik.

Z podrobností dokumentu môžete:

1. Kopírovať do Moje dokumenty: k súboru máte prístup vy a váš účtovník. Ak váš účtovník dokument vymaže, stále k nemu máte prístup z Moje dokumenty.
2. Presunúť do Moje dokumenty: iba vy máte prístup k dokumentu z Moje dokumenty. Váš účtovník už nemá prístup k súboru.

Nastavenie upozornení, keď účtovník zdieľa nové dokumenty

Chcete dostávať e-mailové upozornenie, keď váš účtovník zdieľa nové dokumenty vo vašom Centre dokumentov?

Prejdite do časti Nastavenia > Upozornenia> Upozornenia centra dokumentov > vyberte, kto bude tieto upozornenia dostávať a ako často (denne alebo vždy v pondelok ráno).

Čo robiť, ak ste importovali dokument do Došlých faktúr namiesto do centra dokumentov.

Ak ste omylom nahrali dokument na nesprávne miesto, môžete ho presunúť do Centra dokumentov:

1. Vyberte dokument(y) z vašich Došlých faktúr
2. Kliknite na Presunúť do priečinka Moje dokumenty (presunie súbor(y) do vášho lokálneho priečinka)
   ALEBO
3. Presunúť k účtovníkovi (presunie súbory do zdieľaného priečinka)

Poznámka: Na to, aby to bolo možné, musí mať používateľ povolenú rolu Pridať a odstrániť dokumenty (č. 24 v tomto článku).