Prijímanie alebo odmietanie prichádzajúcich faktúr – Banqup - Slovakia

Banqup vám umožňuje importovať a prijímať faktúry priamo do vášho účtu. To neznamená, že všetko, čo vstúpi do vášho účtu, musí byť nevyhnutne importované a odoslané vášmu účtovníkovi.

Môžete si ponechať kontrolu nad tým, čo príde na váš účet a rozhodnúť sa, ktoré faktúry sú oprávnené a ktoré nie, skôr než sa presunú k vášmu účtovníkovi.

Obsah:

Bez ohľadu na to, ako sa faktúra dostala na váš účet Banqup, po prejdení službou rozpoznávania údajov (OCR) sa každá faktúra zobrazí v ponuke Došlé faktúry so stavom „Na prijatie“.

Definovanie ako sa predvolene akceptuje faktúra

Môžete definovať ako bude faktúra prijatá predtým ako sa presunie k účtovníkovi

Choďte do menu Nastavenia

Kliknite na Prichádzajúce

V nastaveniach Prijať vyberte ako budú prichádzajúce faktúry prijímané

Manuálne: každý dokument musí byť manuálne schválený užívateľom
Dôveryhodné: faktúry prichádzajúce od dodávateľov, ktorí sú označení ako dôveryhodný (v zázname o dodávateľovi) budú automaticky schválené
Automatické: všetky vložené dokumenty budú automaticky prijaté

Poznámka: odtiaľto môžete zapnúť aj identifikáciu duplikátov, blokovať ich archiváciu a automaticky prijímať dokumenty z povolených e-mailových adries. Ak chcete pridať e-mailové adresy na zoznam povolených, zadajte ich do poľa a oddeľte jednotlivé e-maily čiarkou.

Ako manuálne prijať alebo odmietnuť dokument

Ak chcete dokument prijať alebo odmietnuť manuálne, prejdite do ponuky Došlé faktúry.

Máte 2 možnosti:

Prijatie jednej alebo viacerých faktúr naraz

Keď prejdete na zoznam došlých faktúr, musíte vybrať faktúry, ktoré chcete prijať (zaškrtnutím políčka ako je znázornené na obrázku pod číslom 1.) a potom kliknúť na tlačidlo Prijať (ako je znázornené na obrázku pod číslom 2.)

Prijatie jednej faktúry

V zozname rozpracovaných faktúr kliknite na faktúru, ktorú chcete prijať. V podrobnostiach faktúry môžete faktúru prijať alebo odmietnuť pomocou tlačidiel nad údajmi faktúry.

V pravom hornom rohu uvidíte potvrdenie, že Váš dokument bol úspešne potvrdený a aktualizovaný. Na tomto istom mieste budete upozornený ak v danej faktúre je chýbajúci údaj, či vznikne nejaká chyba.

Po potvrdení prijatia sa zmení status faktúry z "Na prijatie" na čas ostávajúci do splatnosti faktúry . Zároveň je faktúra rovno archivovaná.

Upozornenie! Nie je možné prijať faktúru, pokiaľ nie sú vyplnené všetky metadáta. Ak niektoré chýbajú dáta chýbajú, je možné ich doplniť manuálne.

Ako odmietnuť faktúru

Pri odmietnutí faktúry sa zobrazí okno, v ktorom uveďte dôvod odmietnutia.

Poznámka: pre dokumenty prijaté cez e-mail, vyskočia dve okná:

pre informovanie vášho dodávateľa o odmietnutí faktúry a jeho dôvodu .
na vloženie tohto e-mailu na čiernu listinu a zabránenie mu v zasielaní ďalších dokumentov do Vášho Banqup účtu. Všetko z neho zaslané bude automaticky presunuté do odpadkového koša.

Dôležité: prijímajte len oprávnené faktúry, pretože po prijatí sú automaticky preposlané vášmu účtovníkovi a túto akciu neviete vrátiť späť.

Ako obnoviť faktúru, ktorá bola odmietnutá

Ak ste omylom zamietli faktúru, môžete ju obnoviť z Odpadkového koša kliknutím na tlačidlo .

Po obnovení sa faktúra znovu zobrazí v zozname Došlé faktúry.