Принятие или отклонение входящих счетов

Banqup позволяет импортировать и получать счета прямо в Твою учетную запись. Это не означает, что все, что входит в Твою учетную запись, обязательно должно быть импортировано и отправлено бухгалтеру.

Есть воможность контролировать то, что поступает в Твою учетную запись, и решать, какие счета являются правильными, а какие нет, прежде чем передать своему бухгалтеру.

Содержание:

•  Определение способа принятия счета по умолчанию
•  Как принять или отклонить документ вручную
  •  Как принять несколько счетов одновременно
•  Как отклонить счет
•  Как восстановить счет, который был отклонен

Независимо от того, как счет попал в Твою учетную запись Banqup после прохождения через службу распознавания данных (OCR), каждый счет появляется в меню Входящие счета со статусом Принять.

Определение способа принятия счета по умолчанию

Есть воможность назначить способ приема счета, прежде чем передавать его своему бухгалтеру. Для этого:

• Перейди в Настройки
• Входящие

• В разделе Принять выбери, как будут приниматься входящие счета

• Вручную: каждый документ должен быть утвержден пользователем вручную
• Доверенный: счета, поступающие от поставщиков, отмеченных как доверенные (в файле поставщика ) будут приняты автоматически
• Автоматически: все импортированные документы будут утверждаться автоматически.

Примечание: здесь есть воможность включить идентификацию дубликатов, заблокировать их архивирование и автоматически принимать документы с адресов электронной почты из белого списка. Чтобы внести адреса электронной почты в белый список, введи их в поле и раздели каждый адрес электронной почты запятой.

Как принять или отклонить документ вручную

Чтобы принять или отклонить документ вручную, перейди в меню Входящие счета.

Затем есть 2 варианта:

• Одновременный прием одного или нескольких счетов

Перейдя к списку входящих счетов, все, что нужно сделать, это выбрать документы из списка которые необходимо принять, а затем нажать кнопку Принять.

• Принятие одного счета

В текущем списке щелкни на счет, который  необходимо принять. Оказавшись на странице сведений, есть возможность отклонить или принять счет с помощью кнопок над или под данными счета.

Покажется уведомление с информацией о том что  документы были приняты, или также будет получено уведомление, если что-то пойдет не так.

После принятия, статус счета меняется с ''Принять'' на статус, указывающий, сколько времени осталось до того, как счет будет подлежать оплате. Счет архивируется, как только будет принят.

Внимание! Принять счет будет невозможно, если сначала не будут заполнены все метаданные. Если какие-то данные отсутствуют, заполни их вручную.

Как отказаться от счета

При отказе от счета появится окно с указанием причины отказа

 Примечание: для документов, полученных по электронной почте, появляются 2 флажка:

• сообщить своему поставщику по электронной почте, что отказался выставить счет и почему отказался.
• занести этот адрес электронной почты в черный список и предотвратить отправку с него каких-либо других счетов на Твою учетную запись Banqup. Все, что отправляется с адреса электронной почты из черного списка, будет отправляться прямо в корзину.

Важно: принимай только законные счета, потому что после принятия счет автоматически пересылается Твоему бухгалтеру, и не будет возможно отменить это действие.

Как восстановить счет, который был отклонен

Если счет был отклонен по ошибке, есть возможность восстановить его на вкладке Корзина, нажав кнопку Восстановить.

После восстановления счет снова появится на вкладке В ходе выполнения