Принятие или отклонение входящих счетов

Banqup позволяет вам импортировать и получать счета прямо в вашу учетную запись. Это не означает, что все, что входит в вашу учетную запись, обязательно должно быть импортировано и отправлено вашему бухгалтеру.

Есть воможность контролировать то, что поступает в вашу учетную запись, и решать, какие счета являются правильными, а какие нет, прежде чем передать своему бухгалтеру.

• Содержание:
  • Определение способа принятия счета по умолчанию
  • Как принять или отклонить документ вручную
  • Как принять несколько счетов одновременно
  • Как отклонить счет
  • Как восстановить счет, который был отклонен

Независимо от того, как счет попал в вашу учетную запись Banqup после прохождения через службу распознавания данных (OCR), каждый счет появляется в меню «Кредиторская задолженность» со статусом «Принять».

Назначение способа приема счета по умолчанию

Есть воможность назначить способ приема счета, прежде чем передавать его своему бухгалтеру. Для этого:

• Перейди в «Настройки»
• «Входящие»

• В разделе «Принять» выбери, как будут приниматься входящие счета

• Вручную: каждый документ должен быть утвержден пользователем вручную
• Доверенный: счета, поступающие от поставщиков, отмеченных как доверенные (в файле поставщика ) будут приняты автоматически
• Автоматически: все импортированные документы будут утверждаться автоматически.

Примечание: здесьЕсть воможность включить идентификацию дубликатов, заблокировать их архивирование и автоматически принимать документы с адресов электронной почты из белого списка. Чтобы внести адреса электронной почты в белый список, введи их в поле и раздели каждый адрес эл. почты запятой.

Как принять или отклонить документ вручную

Чтобы принять или отклонить документ вручную, перейди в меню «Кредиторская задолженность». Затем есть 2 варианта:

Одновременный прием одного или нескольких счетов

Перейдя к списку кредиторской задолженности, все, что нужно сделать, это выбрать документы, которые вы необходимо принять (установив флажок, как показано под №1 на рисунке ниже), а затем нажать кнопку «Принять» (как показано под №2 ниже).

Принятие одного счета со страницы сведений

В текущем списке щелкни на счет, который  необходимо принять. Оказавшись на странице сведений, есть возможность отклонить или принять счет с помощью кнопок над или под данными счета.

Сообщение подтверждает, что документы были приняты, и вы также будет получено уведомление, если что-то пойдет не так.

После принятия, статус счета меняется с «Принять» на статус, указывающий, сколько времени осталось до того, как счет будет подлежать оплате. Счет архивируется, как только вы его принимаете.

Внимание! Принять счет будет невозможно, если сначала не будут заполнены все метаданные. Если какие-то данные отсутствуют, заполните их вручную.

Как отказаться от счета

При отказе от счета появится окно с указанием причины отказа

 Примечание: для документов, полученных по электронной почте, появляются 2 флажка:

• сообщить своему поставщику по электронной почте, что вы отказались выставить счет и почему отказались.
• занести этот адрес электронной почты в черный список и предотвратить отправку с него каких-либо других счетов на вашу учетную запись Banqup. Все, что отправляется с адреса электронной почты из черного списка, будет отправляться прямо в корзину.

Важно: принимай только законные счета, потому что после принятия счет автоматически пересылается вашему бухгалтеру, и не будет возможно отменить это действие.

Как восстановить счет, который был отклонен

Если счет былл отклонен по ошибке, есть возможность восстановить его на вкладке ''Корзина'', нажав кнопку. После восстановления счет снова появится на вкладке «Текущие».