Importă facturi de intrare prin e-mail - Sarcini filtrare documente

Când Banqup primește un e-mail cu mai mult de un document atașat, este nevoie de ajutorul tău pentru a sorta documentele. De aceea, o sarcină specială este creată pe pagina Sarcini filtrare documente de fiecare dată când primești un astfel de e-mail.

Pagina de Sarcini filtrare documente te ajută să decizi dacă un documente este factură, notă de credit, atașament sau un document care nu trebuie importat.

Pentru a putea sorta documentele, un utilizator trebuie să aibă următorul rol activat:

Setări > Utilizatori > clic pe utilizator

Unde se află documentele care trebuie sortate?

Meniul Registru Intrări > Pagina Sarcini filtrare documente:

Cum funcționează?

Pe pagina de Sarcini filtrare documente, fă clic pe o linie pentru a deschide documentele. O linie reprezintă un e-mail cu atașamente multiple. Aici vei putea vedea toate documentele din e-mail și decide ce tip de document este fiecare.

Tipuri de documente:

• factură
• notă de credit
• cheltuieli
• atașament
• document care nu trebuie importat

Notă: 

• fișierele PNG și JPEG vor fi convertite în PDF
• fișierele PDF pot fi previzualizate
• numai fișierele PDF (inclusiv imagini convertite) și UBL pot fi sortate ca facturi, note de credit sau cheltuieli. Fișiere în alte formate (ex. Word, Excel) vor fi întotdeauna sortate ca atașamente. De exemplu, un e-mail cu un fișier PDF și un fișier Word nu vor crea o sarcină da sortare. PDF-ul va fi considerat factură, iar fișierul Word un atașament la factură.

Alte acțiuni

Anulare: documentele sunt respinse. Utilizatorul trebuie să ofere un motiz de refuz, dar poate să și informeze furnizorul despre situație și chiar să adauge e-mail-ul furnizorului pe lista neagră, pentru a nu mai primi documente de la acea adresă.

Salvați documentele: după sortarea documentelor, acestea sunt importate și vor apărea în lista de procesare a documentelor În curs.