Personalizează fluxul de lucru în Registrul Intrări

O factură de intrare care intră în Banqup trebuie să treacă printr-un flux de lucru care poate fi personalizat în funcție de preferințele și nevoile tale.

Sumar:

• 3 moduri de a accepta o factură
• Aprobarea furnizorului
• Aprobarea comercială
• Aprobarea plății

Pe pagina de Setări > Intrări, setările afișate în secțiunea Pași flux de lucru sunt în ordinea în care apar în fluxul de lucru al unui document. Unii pași sunt opționali (de ex. aprobarea furnizorului, aprobarea comercială și aprobarea plății) și pot fi dezactivați oricând. Acești pași vor fi prezentați în cadrul acestui articol.

3 moduri de a accepta o factură

Când o factură ajunge în contul tău, trebuie să fie acceptată înainte să ajungă la contabil și în arhivă.

Există 3 moduri de a accepta o factură de intrare:

• Manual: Fiecare document în parte trebuie să fie aprobat manual de către un utilizator
• De încredere: Documentele în format UBL XML care vin de la furnizori marcați ca fiind de încredere (pe pagina Clienți și furnizori) vor fi acceptate automat
• Automat: Toate documentele importate vor fi acceptate automat

Notă: Din această secțiune mai poți activa verificarea automată a documentelor duplicate, blocarea arhivării lor, dar și acceptarea automată a documentelor care sunt primite de la adrese de e-mail de încredere. Adaugă astfel de adrese de e-mail în caseta de text, separându-le prin virgulă.

Există 3 pași opționali care pot fi activați:

• Aprobarea furnizorului
• Aprobarea comercială
• Aprobarea plății

Aprobarea furnizorului

Activează acest pas dacă dorești o aprobare suplimentară pentru anumiți furnizori. Pentru a finaliza activarea acestei opțiuni, trebuie să desemnezi un utilizator care are dreptul să aprobe documente de la un anumit furnizor, pe pagina Clienți și furnizori > Furnizori > clic pe furnizor > Aprobat de către.

Aprobarea comercială

Activează acest pas dacă dorești ca un utilizator cu rol de Aprobare comercială să efectueze o aprobare suplimentară a documentelor deja acceptate. Rolul poate fi activat în Setări > Utilizatori > clic pe utilizator > Aprobarea comercială:

Aprobarea plății

Activează acest pas dacă dorești ca un utilizator cu rol de aprobare de plăți să fie notificat în contul său Banqup atunci când trebuie să aprobe plata unui document marcat ca plătit de către un utilizator care nu are acest rol. Astfel, poți ține mai ușor evidența documentelor plătite.