Documente Contabile: Salvează documente care nu sunt facturi și partajează-le cu contabilul tău

Sumar:

• Organizarea documentelor
• Creează sub-foldere în folderul De la întreprindere la contabil
• Conectează contabilul cu pagina de Documente Contabile
• Transmite documente de la compania mea către contabil
• Unde găsesc documentele trimise de contabilul meu?
• Notificări la primirea documentelor de la contabil
• Am importat un document în Registru Intrări, în loc de Documente Contabile. Ce pot face?

Pagina de Documente Contabile este utilă atunci când vrei să partajezi cu contabilul documente care nu sunt facturi sau note de credit. 

Există două secțiuni importante pe această pagină:

• Fișiere locale: Folderul principal este Documentele mele. Documentele salvate aici sunt vizibile doar pentru tine.
• Partajat cu contabilul: Aceste documente sunt vizibile atât ție cât și contabilului. Secțiunea aceasta conține 2 sub-foldere:
  • De la contabil la întreprindere: Conține documente pe care ți le-a trimis contabilul.
  • De la întreprindere la contabil: Conține documente pe care le-ai trimis contabilului tău.

Organizarea documentelor

Pentru a-ți organiza documentele și a le găsi apoi ușor, creează foldere noi folosind butonul de + Creare folder nou. Noile foldere vor apărea în secțiunea Fișiere locale.

 

Pentru a găsi ușor un document, poți atașa etichete documentelor, în câmpul Etichete din detaliile unui document:

După salvare, etichetele vor apărea în dreptul documentului:

 

Poți efectua diferite acțiuni pe documente/foldere, făcând clic dreapta pe un document/folder:

 

Creează sub-foldere în folderul De la întreprindere la contabil

Pe folderele din secțiunea Fișiere locale, poți implementa o automatizare a transmiterii către contabil a documentelor adăugate în folderul De la întreprindere la contabil, astfel încât, orice document adăugat în acest folder va fi partajat automat cu contabilul.

 

Conectează contabilul cu pagina de Documentele Contabile

Dacă nu s-a făcut încă conexiunea cu contabilul, urmează instrucțiunile de pe pagina Documente Contabil. Există două scenarii posibile:

1. Aplicația de contabilitate nu a fost încă activată, deci va trebui să o activezi.
2. Aplicația de contabilitate a fost activată, dar contabilul nu folosește canalul Fișiere Billtobox prin care să primească documente de la tine. Pentru a te conecta cu contabilul, trebuie să faci clic pe butonul Conectare din pagina Documente Contabile și completează numele contabilului și numărul lui de TVA. Acesta va primi o invitație pentru a stabili conexiunea cu tine, și astfel să puteți partaja documente.

 

Transmite documente de la compania ta către contabil

Poți încărca documente direct în folderul De la întreprindere la contabil, pentru a le face vizibile contabilului.

Notă: Este recomandat să păstrezi o copie a documentelor din acest folder și în secțiunea Fișiere locale, pentru că, dacă contabilul șterge un document din folder, nici tu nu vei mai avea acces la el.

Dacă un document se află în Documentele mele, îl poți partaja ușor cu contabilul:

1. Selectează documentul.
2. Clic pe butonul Copiere către contabil. 

 

Orice document copiat către contabil va apărea automat și în folderul De la întreprindere la contabil:

 

În Documentele mele, fișierul copiat către contabil va avea un nou status în coloana Contabil: Partajat.

 

Unde găsesc documentele trimise de contabilul meu?

Documentele primite de la contabil vor apărea în folderul De la contabil la întreprindere:

Din detaliile unui documente partajat de contabil cu tine, poți muta sau copia documentul în Documentele mele, pentru păstrare în siguranță, în cazul în care, de exemplu, contabilul șterge documentul. Dacă muți documentul, contabilul nu va mai avea acces la el.

 

Notificări la primirea documentelor de la contabil

Dacă dorești să fii notificat atunci când contabilul îți trimite documente noi, poți activa raportul de documente contabile din Setări > Raportare > Raportare Documente Contabile:

 

Am importat un document în Registru Intrări, în loc de Documente Contabile. Ce pot face?

Dacă ai importat un document în alt loc din greșeală, îl poți muta ușor pe pagina de Documente Contabile, selectând documentul/ele și făcând clic pe butoanele Mutare în Documentele mele sau Mutare către contabil:

 

Notă: Pentru a putea efectua această acțiune, utilizatorul are nevoie de rolul Vizualizare Documente (Setări > Utilizatori > secțiunea Documente Contabile).