Acceptă sau refuză facturile primite

Banqup îți permite să încarci și să primești facturi direct în contul tău. Dar este posibil ca unele documente primite sau încărcate să fie nevalide și deci nu trebuie să fie acceptate și să ajungă la contabil. 

Poți controla ce documente intră în cont, stabilind care dintre ele sunt corespunzătoare și care nu, înainte ca acestea să fie trimise la contabil.

Sumar:

• Definește procesul standard de acceptare a unei facturi
• Cum să accepți sau să refuzi manual un document
  • Cum să accepți mai multe documente odată
• Cum să refuzi un document
• Cum să recuperezi un document refuzat

Indiferent de metoda prin care documentele ajung în contul tău Banqup, după ce trec prin serviciul de recunoaștere optică a caracterelor (OCR), ele vor apărea în Registrul Intrări cu statusul Pentru acceptare.

Definește procesul standard de acceptare a unei facturi

Poți defini procesul prin care o factură este acceptată în Banqup, înainte de a fi trimisă la contabil. 

Pentru asta:

• Deschide pagina de Setări.
• Apoi, deschide secțiunea Intrări.

• În secțiunea Acceptare, alege cum vor fi acceptate facturile de intrare în cont.

• • Manual: Fiecare document în parte trebuie să fie aprobat manual de către un utilizator
  • De încredere: Documentele în format UBL XML care vin de la furnizori marcați ca fiind de încredere (pe pagina Clienți și furnizori) vor fi acceptate automat
  • Automat: Toate documentele importate vor fi acceptate automat

Notă: Din această secțiune mai poți activa verificarea automată a documentelor duplicate, blocarea arhivării lor, dar și acceptarea automată a documentelor care sunt primite de la adrese de e-mail de încredere. Adaugă astfel de adrese de e-mail în caseta de text, separându-le prin virgulă.

Cum să accepți sau să refuzi manual un document

Pentru a accepta sau refuza un document, deschide meniul Registru Intrări.

Aici există două opțiuni:

• Acceptă una sau mai multe facturi odată

În lista de facturi de intrare, trebuie doar să selectezi una sau mai multe facturi pe care dorești să le accepți (bifând căsuțele corespunzătoare, vezi pasul 1 din imagine) și apoi făcând clic pe butonul Acceptare (vezi pasul 2).

• Acceptă o factură din pagina de detalii

Din lista de facturi În curs, deschide factura pe care dorești să o accepți, făcând clic pe ea. În pagina de detalii, poți accepta sau refuza factura folosind butoanele de Acceptare sau Refuzare.

Pe ecran, vei vedea o notificare care confirmă că factura a fost acceptată cu succes, dar vei fi notificat și dacă acțiunea a eșuat.

Odată ce o factură e acceptată, statusul ei se va modifica, indicând care este perioada ramasă până la scadență. Concomitent, factura este arhivată, dar va continua să apară și în Registrul Intrări până la confirmarea plății.

Atenție! Nu vei putea accepta o factură care nu are toate informațiile completate în pagina de detalii. Dacă după procesul de OCR unele date încă lipsesc, completează-le manual ca să poți accepta factura.

Cum să refuzi un document

Când refuzi un document, va apărea o fereastră unde trebuie să adaugi un motiv de refuz.

Notă: În cazul documentelor primite prin e-mail, apar 2 căsuțe suplimentare în această fereastră:

• de a notifica furnizorul prin e-mail că factura a fost refuzată și de ce
• de a bloca adresa de e-mail de unde a fost primit documentul pentru a nu mai primi documente pe viitor de la această adresă. Orice document trimis de la o adresă de e-mail blocată va ajunge în coșul de reciclare.

Important: Nu accepta decât documente valide, pentru că odată acceptate, documentele vor fi trimise către contabil și nu vei mai putea anula trimiterea.

Cum să recuperezi un document refuzat

Dacă ai refuzat o factură din greșeală, o poți recupera din Coșul de reciclare, făcând clic pe butonul Restaurare.

Odată restaurată, factura va apărea din nou în lista de facturi În curs.