Personalizar o fluxo de entrada

Uma conta a pagar que entra na sua conta Banqup passa por uma série de passos que pode personalizar para se adaptar ao seu fluxo de trabalho ou às suas preferências.

Índice:

• 3 formas de aceitar uma fatura
  
• Aprovação de fornecedor
  
• Aprovação comercial
  
• Aprovação do pagamento

Quando vai às suas definições > Entrada, as definições apresentadas estão por ordem de ocorrência. Algumas etapas são opcionais (aprovação de fornecedores, aprovação comercial, aprovação de pagamentos), podem ser ativadas ou desativadas em qualquer altura. Voltaremos ao que fazem estas opções mais à frente neste artigo. 

3 possibilidades para aceitar faturas

Quando uma fatura chega à sua conta, deve ser aceite antes de ser transferida até ao contabilista e arquivo.

Há 3 maneiras de aceitar um documento recebido: 

• Manual: cada documento precisa de ser aprovado manualmente por um utilizador (opção predefinida)
• Fidedigno: faturas provenientes de fornecedores que são marcados como de confiança (no ficheiro do fornecedor) serão aceites automaticamente
• Automático: todos os documentos importados serão aprovados automaticamente
  
  Nota: a partir daqui, também se pode ativar a identificação de duplicados, bloquear a opção de arquivar esses documentos e aceitar automaticamente documentos de endereços de correio eletrónico que constem na lista branca. Para os endereços de correio eletrónico da lista branca, escreva-os na caixa e separe cada endereço de correio eletrónico com uma vírgula. 

Há 3 passos opcionais que podem ser ativados

• Aprovação de fornecedor
• Aprovação comercial
• Aprovação do pagamento

Aprovação de fornecedor

Ativar esta opção se desejar uma etapa de aprovação adicional para certos fornecedores. Para ativar completamente esta opção, deve ir ao ficheiro do fornecedor (Clientes e Fornecedores > Fornecedores > clique no fornecedor à sua escolha) e designar um utilizador que aprovará os documentos deste fornecedor através da opção Aprovado por.

Aprovação comercial

Ao ativar esta opção, um utilizador com a função de aprovação comercial (ativar esta função em Definições > Utilizadores > clique num utilizador à sua escolha) terá de aprovar todos os documentos recebidos (mesmo que já tenham sido aceites por outro utilizador que não tenha a função de aprovação comercial).

Aprovação do pagamento

Quando esta opção está ativa, um utilizador com a função Aprovar pagamentos terá uma tarefa criada na sua conta a fim de aprovar documentos marcados como pagos por um utilizador sem esta função.

Por exemplo, pode utilizar esta opção para manter o controlo sobre quais os documentos que foram pagos.