Aceitar ou recusar faturas recebidas

Banqup permite-lhe importar e receber faturas diretamente na sua conta. Isso não significa que tudo o que entra na sua conta se destina necessariamente a ser importado e reencaminhado para o seu contabilista.

Pode manter o controlo sobre o que entra na sua conta e decidir quais as faturas que são legítimas e quais as que não são antes de avançar para o seu contabilista.

Índice:

• Definir como uma fatura é aceite por defeito
• Como aceitar ou recusar um documento manualmente
  • Como aceitar várias faturas ao mesmo tempo
• Como recusar uma fatura
• Como recuperar uma fatura que foi recusada

Não importa como uma fatura chegou à sua conta Banqup, depois de passar pelo serviço de reconhecimento de dados (OCR), cada fatura aparece no menu Contas a Pagar com o estado "Para Aceitar".

Definir como uma fatura é aceite por defeito

Pode definir como uma fatura é aceite antes de ser enviada ao seu contabilista. 

Para o fazer:

• Vá às suas definições
• Entrada
• em Aceitar, escolha como as faturas recebidas serão aceites
  
  
  • Manual: cada documento precisa de ser aprovado manualmente por um utilizador
  • Fidedigno: faturas provenientes de fornecedores que são marcados como de confiança (na ficha do fornecedor) serão aceites automaticamente
  • Automático: todos os documentos importados serão aprovados automaticamente
    
    Nota: a partir daqui, também se pode ligar a identificação de duplicados, bloquear a opção para que não sejam arquivados e aceitar automaticamente documentos de endereços de correio eletrónico que constem na lista branca. Para os endereços de correio eletrónico da lista branca, escreva-os na caixa e separe cada correio eletrónico com uma vírgula.

Como aceitar ou recusar um documento manualmente

Para aceitar ou recusar um documento manualmente, ir para o menu Contas a Pagar.

Depois, existem 2 opções:

• Aceitar uma ou várias faturas ao mesmo tempo

  Quando for à sua lista de contas a pagar, tudo o que tem de fazer é selecionar os documentos que deseja aceitar (marcando a caixa como mostra a figura abaixo em #1) e depois clicar no botão Aceitar (como mostra a figura abaixo em #2).

• Aceitar uma única fatura a partir da sua página de detalhes 

  A partir da lista em curso, clique na fatura que deseja aceitar. Uma vez na página de detalhes, pode aceitar ou recusar a fatura graças aos botões acima dos dados da fatura.

Uma mensagem confirmará que os seus documentos foram aceites e será também notificado se algo correr mal. 

Uma vez aceite, o estado da fatura muda de "Para aceitar" para um estado que indica quanto tempo falta para a fatura vencer. A fatura é arquivada assim que é aceite.

Aviso! Aceitar uma fatura não será possível a menos que todos os dados tenham sido preenchidos primeiro. Se faltarem alguns dados, por favor preencha-os manualmente.

Como recusar uma fatura

Ao recusar uma fatura aparecerá uma janela e poderá indicar a razão pela qual recusou a fatura (opcional).

Nota: para documentos recebidos via e-mail, aparecem 2 caixas de verificação:

• para informar o seu fornecedor através de um e-mail que recusou a fatura e porquê.
• para colocar este endereço de e-mail na lista negra e impedi-lo de enviar qualquer outra fatura para a sua conta Banqup. Tudo o que for enviado por um endereço de correio eletrónico incluído na lista negra irá diretamente para o caixote do lixo da reciclagem.

Importante: só aceite faturas que sejam legítimas porque uma vez aceite, a fatura é automaticamente reencaminhada para o seu contabilista e não poderá desfazer esta ação.

Como recuperar uma fatura que foi recusada

Se recusou uma fatura por engano, pode restaurá-la a partir da Reciclagem, clicando no botão Repor.

Uma vez restaurada, a fatura aparecerá novamente no separador Em curso.