Akceptowanie i odrzucanie faktur przychodzących

Banqup daje Ci możliwość automatycznego zapisywania na koncie przychodzących faktur. Wiemy jednak, że niekoniecznie każdy wysłany do Ciebie dokument jest wart przyjęcia i przesłania do księgowego.

Możesz mieć kontrolę nad tym, które faktury trafiają na Twoje konto, i ocenić, czy zostały one prawidłowo wystawione. Dzięki temu do księgowego trafią tylko te dokumenty, którymi faktycznie warto się zająć.

Spis treści:

• Automatyczne akceptowanie faktur
• Ręczne akceptowanie i odrzucanie faktur
  • Akceptowanie jednej, bądź kilku faktur jednocześnie
• Jak odrzucić fakturę
• Jak odzyskać odrzuconą fakturę

System OCR automatycznie odczyta dane każdej faktury, która trafi na Twoje konto w Banqup. Następnie trafi ona do menu Zobowiązania, ze statusem Do zaakceptowania.

Automatyczne akceptowanie faktur

Możesz zdecydować w jaki sposób akceptujesz faktury przed ich wysłaniem do księgowego:

• Wybierz menu Ustawienia > Ustawienia dokumentów przychodzących.
  
  
• W zakładce Zatwierdź możesz wybrać sposób akceptowania faktur przychodzących:
  
  
  • Ręczny: użytkownik musi ręcznie zatwierdzić każdy dokument (jest to domyślne ustawienie).
  • Zaufany: faktury od dostawców zapisanych wcześniej jako zaufani są automatycznie akceptowane.
  • Automatyczny: wszystkie przesłane dokumenty są automatycznie akceptowane.
    
    Uwaga: w tym miejscu ustawisz również sprawdzanie dokumentów pod kątem duplikatów, zablokujesz archiwizowanie duplikatów, oraz pozwolisz na automatyczne akceptowanie dokumentów wysłanych z zaufanych adresów e-mail. By dodać zaufane adresy, wpisz je w udostępnione pole. Możesz wprowadzić tam wiele adresów e-mail, oddzielając je przecinkiem. 

Ręczne akceptowanie i odrzucanie faktur

Możesz ręcznie akceptować i odrzucać faktury w menu Zobowiązania.

Są na to dwa sposoby:

• Akceptowanie jednej, bądź kilku faktur jednocześnie

  Wystarczy, że na liście zobowiązań zaznaczysz dokumenty, które chcesz zaakceptować (krok #1 na poniższym przykładzie), a następnie klikniesz Zatwierdź (krok #2). 
  

• Akceptowanie w oknie szczegółów faktury 

  Wybierz fakturę z listy bieżących zobowiązań. Przejdziesz do okna jej szczegółowych danych, a nad nimi znajdziesz opcje zaakceptowania lub odrzucenia faktury.  
  

System poinformuje Cię o udanym zaakceptowaniu dokumentu, otrzymasz również powiadomienie o ewentualnych problemach. 

Status zaakceptowanej faktury podpowie Ci, w jakim terminie musisz ją uregulować. Zaakceptowane faktury od razu są widoczne również w archiwum.

Uwaga! Możesz akceptować tylko odpowiednio opisane faktury. Jeśli w szczegółach faktury brakuje danych, możesz je uzupełnić ręcznie.

Jak odrzucić fakturę

System poprosi Cię o podanie powodu odrzucenia faktury.

Uwaga: przy odrzucaniu faktur otrzymanych pocztą elektroniczną pojawią się dwie dodatkowe opcje:

• przesłanie nadawcy informacji o odrzuceniu faktury i jego przyczynie;
• dodanie adresu nadawcy do czarnej listy, dzięki czemu co kolejne wiadomości z tego same źródła trafią prosto do kosza.

Ważne: nie możesz cofnąć akceptacji dokumentu. Pamiętaj, aby akceptować tylko prawidłowe faktury.

Jak odzyskać odrzuconą fakturę

Odrzucone zobowiązanie odnajdziesz w zakładce Kosz. Możesz odzyskać omyłkowo odrzuconą fakturą wchodząc w jej szczegóły, i klikając Przywróć - od razu trafi ona do zakładki W toku.