Alle instellingen van Banqup in een overzicht

In dit artikel vindt je een overzicht van alle instellingsmogelijkheden in jouw Banqup account.
Deze instellingen vindt je in het hoofdmenu aan de linkerkant onder de knop "Instellingen".

1. Persoonlijk profiel
2. Rapportage
3. Profiel van je onderneming
4. Gebruikers
5. Archief
6. Type abonnement
7. Inkomend
8. Uitgaand
9. Automatisering
10. BTW-percentages
11. Layout templates

1. Persoonlijk profiel:

Ga naar je Instellingen > Persoonlijk profiel

Waar dienen die instellingen voor?

• Gebruikersdetails:
  • Naam en e-mail
  • Taal
• Upload je foto
• Wijzig je wachtwoord (beveiliging)
  • Vul je oude wachtwoord in
  • Vul je nieuwe wachtwoord in
    • Minstens 8 tekens
    • Minstens 1 hoofdletter
    • Minstens 1 kleine letter
    • Minstens 1 cijfer
• Kies je scheidingsteken: punt of komma
• Open de pdf van een factuur in een nieuw venster
• Kies de datumformaat weergegeven op het platform
• Bepaal de grootte van het vergrootglas waarmee je kunt inzoomen op een PDF-factuur
  
  
• Alleen je eigen taken tonen en niet die van andere gebruikers
• Automatische navigatie tussen documenten. Kies wat de automatische navigatie doet nadat je een actie hebt uitgevoerd in de details van een document. Dit beïnvloedt ook de navigatie van de pijlen rechtsboven, wanneer je in de details van het document zit.  
  
  Je hebt 3 keuzes:
  • Uitgeschakeld
    Na een actie keert je automatisch terug naar je lijst met te verwerken documenten.
  • Volgende document
    Na een actie wordt je automatisch naar het volgende document gestuurd, ongeacht de status.
  • Volgende document van hetzelfde type
    Na een actie wordt je automatisch doorgestuurd naar het volgende document met dezelfde status.

Helemaal onderaan de pagina heb je als laatste nog een kopje Algemene Voorwaarden. Hier kun je de Algemene Voorwaarden bekijken en eventueel downloaden. 

 
2. Rapportage

Ga naar je Instellingen > Rapportage

Het is mogelijk om rapportages naar anderen (zoals je boekhouder) te sturen dan naar de eigenaar van het Banqup-account. 

• Overzicht van taken: je kunt notificaties van openstaande taken ontvangen via e-mail. Je kunt hieronder aangeven met welke frequentie je deze notificaties wilt ontvangen en op welk e-mailadres. 
  • Geen e-mails
  • Dagelijks
  • Op werkdagen
  • In het weekend
  • Wekelijks

Die instelling staat standaard op 'Wekelijks'.

• Overzicht van foutmeldingen: deze e-mail laat een overzicht zien van alle fout verwerkte uitgaande documenten. De e-mail wordt verzonden naar de hoofdgebruiker van Banqup, tenzij anders ingesteld, voor het geval er fouten zijn met betrekking tot de documenten die de vorige dag zijn verwerkt. Ook hier kies je zelf de frequentie: 
  • Geen e-mails
  • Dagelijks
  • Direct en dagelijks 

Vervallen facturen rapportering

• Rapportage van vervallen inkomende facturen: stuur gebruikers een rapport met (bijna) vervallen facturen. Dit rapport brengt gebruikers op de hoogte van inkomende facturen die vervallen zijn, die binnen 5 dagen vervallen en die binnen 10 tot 5 dagen vervallen. Je kunt kiezen wie deze e-mail ontvangt en wanneer:
  
  • Ontvangers
  • Wekelijks/maandelijks
  • Welke dag wordt de e-mail verzonden

 

3. Profiel van je onderneming

Ga naar je Instellingen > Profiel van de onderneming

Onder Profiel van de onderneming vind je een pagina waar je alle instellingen voor je bedrijf kunt beheren. Hier een uitleg waar alle instellingen voor dienen:

In het eerste deel bij Bedrijfsinformatie kun je de adresgegevens van je bedrijf toevoegen. Je vindt hier je klantnummer en je kunt de taal wijzigen (Nederlands of Engels). 

Voeg je logo toe door in het vierkant te klikken. Als je deze hier toevoegt, vinden je klanten deze terug op de verkoopfacturen die je aanmaakt op het platform. 

Bij contactgegevens kun je de website van het bedrijf toevoegen, het telefoonnummer en het e-mailadres. 

Bij de registratie opties voeg je je KVK-nummer toe, deze is verplicht om toe te voegen. Het btw-nummer kun je hier ook toevoegen, deze is niet verplicht. 

Vul onder Details Bank het bankrekeningnummer van het bedrijf in. indien het bedrijf meer dan één bankrekening heeft kun je extra velden toevoegen door op +IBAN/BIC toevoegen te klikken.

Onder Betalingsmogelijkheden kies je de betalingsreferentie van je uitgaande facturen (een vrije mededeling of factuurnummer) en de standaard vervaldatum. 

Kies onder Bedrijfsvoorkeuren de Valuta die je standaard gebruikt op het platform, de datumnotatie voor de facturen die je aanmaakt en hoe je facturen van andere platform-gebruikers het liefst ontvangt.  

 

4. Gebruikers

Ga naar je Instellingen > Gebruikers

Met een premium account is het heel eenvoudig om meerdere gebruikers toe te voegen aan je Banqup-account. Je kunt collega’s op deze manier toegang tot Banqup geven, maar je kunt bijvoorbeeld ook je accountant toevoegen als gebruiker. Zo heeft je accountant direct toegang tot je boekhouding. Daarnaast kun je per gebruiker, apart de bevoegdheden bepalen. Zo kun je bijvoorbeeld aangeven of gebruikers documenten mogen goedkeuren of documenten mogen verzenden. 

Wil je aan iemand anders toegang geven tot je Banqup-account? Je kunt hem/haar uitnodigen om een account aan te maken.

Vul de gegevens van die persoon in:

• Naam
• E-mailadres
• De taal van de uitnodiging (Nederlands, Engels).

Activeer vervolgens de rollen die u aan deze gebruiker wil toekennen (afhankelijk van de verantwoordelijkheden de mogelijkheden die je hem/haar wil geven).

Onderstaand kun je zien waar alle verschillende rollen voor dienen: 

1. Activeer of deactiveer alle onderstaande rollen in één keer	14. De gebruiker kan de gegevens van de onderneming aanpassen
2. De gebruiker kan je inkomende facturen in je Banqup-account bekijken, ongeacht of deze gearchiveerd zijn of niet	15. De gebruiker kan Banqup-accounts voor nieuwe ondernemingen aanmaken
3. De gebruiker kan ontvangen documenten goedkeuren voor ontvangst	16. De gebruiker kan de leveranciers van je lijst bekijken, toevoegen, aanpassen en verwijderen
4. De gebruiker heeft businessrechten	17. De gebruiker kan de klanten van je lijst bekijken, toevoegen, aanpassen en verwijderen
5. De gebruiker kan data aanvullen	18. De gebruiker kan de gegevens aanpassen van een document dat in je archief staat
6. De gebruiker kan het document filteren welke via email werd ontvangen om te bepalen welk type document het is (factuur, creditnota, onkosten, bijlage, niet importeren)	19. De gebruiker kan inkomende facturen archiveren zonder door de acceptatie te gaan
7. De gebruiker kan je inkomende facturen inzien ongeacht of deze gearchiveerd zijn of niet	20. De gebruiker kan uitgaande facturen archiveren zonder ze naar de klant te verzenden
8. De gebruiker kan documenten verzenden en gearchiveerde documenten bekijken	21. De gebruiker kan facturen als betaald markeren en deze goedkeuren als een gebruiker zonder deze rol een factuur als betaald heeft gemarkeerd
9. De gebruiker kan de verzonden PayMails raadplegen	22. De gebruiker kan een factuur als betaald markeren
10. De gebruiker kan PayMail Direct aanmaken, verzenden en raadplegen	23. De gebruiker kan je documenten van het Doc Center bekijken
11. De gebruiker kan zelf nieuwe, online facturen aanmaken.	24. De gebruiker kan documenten in het Doc Center toevoegen en verwijderen
12. De gebruiker kan gebruikers beheren (als deze functie uit staat, kan de gebruiker de gebruikers instellingen niet zien). Indien je als gebruiker de rechten hebt "gebruikers aanmaken en beheren" kun je gebruikers bewerken of verwijderen. Deze optie is zichtbaar achter iedere gebruiker, behalve bij jezelf.	25. Viewer
13. De gebruiker kan de rollen van andere gebruikers activeren of deactiveren	26. Beheerder

 

5. Archief

Ga naar je Instellingen > Archief

In het archief kun je documenen gedurende 7 jaren bewaard worden. De legale bewaartermijn wordt bepaald op basis van het land waar je organisatie is geregistreerd. Bij een FREE abonnement worden je documenten gedurende 12 maanden bewaard. 

Banqup bied je verschillende opties voor het archiveren van je documenten. Afhankelijk van wat je wilt uitvoeren, kun je ervoor kiezen je documenten niet door bepaalde stappen te sturen. Bekijk hier welke mogelijkheden Banqup biedt voor het archiveren van je documenten. 

 

6. Type abonnement

Ga naar je Instellingen > Type abonnement

Hier vindt je "mijn abonnement", hier staan de gegevens van het type abonnement waar je op dit moment gebruikt van maakt. Je kunt hier je huidige abonnement bewerken en eventueel upgraden. 

Je huidige abonnement wordt jaarlijks automatisch voor je vernieuwd. Toch kan het zijn dat deze nog voor de automatische verlenging al op is, omdat je meer facturen hebt verwerkt dan gedacht. 

Als je een Free abonnement hebt, selecteer dan Premium en de bundel met het aantal gewenste documenten. Indien je al een Premium abonnement hebt, selecteer dan een hogere bundel en bevestig door op Upgrade te klikken. Je nieuwe abonnement zal direct aangepast worden en wordt na een jaar automatisch verlengd.

Het kan ook dat er onder je abonnement het volgende staat: ‘Iemand anders beheert dit abonnement. Heb je een ander abonnement nodig, neem dan contact op met je accountant’.

Volg dan de volgende stappen:

Heb je inderdaad een administratie lopen via je accountant, neem dan contact op met je accountant. Zij nemen weer contact op met onze support afdeling om zo een nieuw abonnement of een upgrade aan te vragen. 

Ben je zelf eigenaar en betalende partij, maar is het abonnement een 2e administratie, stuur dan een e-mail naar help@banqup.nl onder vermelding van je Banqup administratie en daarin je wensen. Je kunt uit de volgende abonnementen kiezen:

• Premium 500 documenten: € 10,- per maand
• Premium 750 documenten: € 14,- per maand
• Premium 1.000 documenten: € 18,- per maand
• Premium 1.500 documenten: € 25,- per maand
• Premium 2.000 documenten: € 30,- per maand

7. Inkomend

Ga naar je Instellingen > Inkomend

Waar dienen die instellingen voor?

• De geïntegreerde OCR zorgt voor de automatische herkenning van gegevens van de facturen die in Banqup worden geïmporteerd. De OCR maakt van de geüploade facturen een volledige elektronische factuur. Meer info op deze pagina.

•  Goedkeuren voor ontvangst: hier kun je kiezen hoe een inkomend document wordt geaccepteerd in je account.

• Goedkeuring facturen van verschillende leveranciers: soms kan het nodig zijn facturen van bepaalde leveranciers te laten goedkeuren door een collega. Via deze functie kun je dit organiseren.
  
  Om deze functie aan of uit te zetten, ga je naar Instellingen > Inkomend > goedkeuring leverancier en zet je deze op On.

 
Per leverancier kun je aangeven of en, zo ja, door wie de facturen van de leverancier goedgekeurd dienen te worden. Om dit te doen ga je in het linkermenu naar Klanten en leveranciers > Leveranciers. 

Hier kies je de leverancier waarvan je de facturen door een extra persoon wilt laten goedkeuren. Je komt dan automatisch op de 'bewerken' pagina terecht. Hier ga je naar het kopje Betaalinstellingen. 

Bij betaalinstellingen kun je bij 'Goedgekeurd door' aangeven welke persoon of personen jij wilt aanwijzen om de facturen van deze leverancier goed te laten keuren. je kunt hier meerdere personen voor aanwijzen. Slechts 1 persoon kan de factuur accorderen. 

• Wanneer Goedkeuring Business is geactiveerd, dient een gebruiker met Business rechten alle facturen goed te keuren (zelfs als deze werden geaccepteerd door een gebruiker die de Business rechten niet heeft).

• Stuur naar een accountant wordt alleen weergegeven als de accounting-app actief is.

• Archief is standaard geactiveerd. De archiveringsperiode van je documenten is afhankelijk van je abonnement (12 maanden of 7 jaar).

• Goedkeuren voor betaling wanneer je deze optie activeert wordt er een taak gemaakt wanneer een gebruiker met onvoldoende rechten een factuur markeert als betaald. Een gebruiker die deze rechten wel heeft moet de betaling dan goedkeuren.

• Via e-mail is standaard actief. Hier vind je het e-mailadres waarnaar je inkomende facturen kunt verzenden om deze rechtstreeks te importeren in je Banqup-account. Je kunt hier ook een extra e-mailadres toevoegen.

• Als je een software gebruikt om je facturen te ontvangen, vind je hier bij Sta HTTP toegang toe de unieke sleutel om deze software met Banqup te koppelen en je inkomende facturen rechtstreeks te ontvangen.

• Je kunt hier onder Archief je factureringssoftware koppelen en documenten rechtstreeks in je Banqup-account laten invoeren.

• Met Exporteren kun je in jouw Banqup-account elektronische facturen exporteren.

• Kies hier hoe je Opmerkingen deelt met je accountant. De opmerkingen kunnen worden toegevoegd aan het e-factuur bestand of de pdf van de factuur. Meer info hier. Wanneer je geen gebruik maakt van een externe accountant, is deze functionaliteit niet van toepassing. 

• Kies hier hoe je Bijlagen deelt met je accountant. De bijlagen kunnen worden toegevoegd aan de pdf's of UBL van facturen. Meer info hier. Wanneer je geen gebruik maakt van een externe accountant, is deze functionaliteit niet van toepassing. 

 

8. Uitgaand

Ga naar je Instellingen > Uitgaand

Waar dienen die instellingen voor?

• Activeer de Banqup Online aanmaken tool voor uitgaande verkoopfacturen. Je kunt hier ook standaard opmerkingen instellen voor op al je facturen, de autonummering en je kunt de algemene voorwaarden (als je die hebt) toevoegen als pdf. Verder kun je ook eventueel de tekst invoeren die in de footer van de e-mail verschijnt. Hier geef je aan of het een business e-mail is, wat het telefoonnummer en de website van het bedrijf is, een vrije melding of het IBAN-nummer.

• Met deze functie kun je jouw uitgaande factuur gemaakt met een andere toepassing uploaden, zodat je ze makkelijk kunt leveren aan je klanten.

• Hier vind je het e-mailadres waarnaar je uitgaande verkoopfacturen kunt verzenden zodat deze facturen rechtstreeks in je Banqup-account worden geïmporteerd. Achter het Onderwerp vind je een sleutel die je als onderwerp in de mail moet invoeren. Op die manier wordt de mail pas goed verzonden. Lees hier meer info over hoe je een factuur via de mail kunt importeren. 

• Als je een facturatie- of boekhoudpakket gebruikt, kun je deze koppelen met Banqup om je verkoopfacturen automatisch te importeren. Meer informatie hierover, vind je hier. 

• Wanneer deze optie is geactiveerd, krijg je een melding dat de factuur een kopie is van een document dat al werd verzonden.

• Als je een uitgaande verkoopfactuur naar een klant verzendt, ontvangt hij of zij een e-mail met de factuur in de bijlage. Met deze instelling kun je de weergave van de naam en het e-mailadres dat de klant ziet aanpassen. 

• Met deze optie kan je bepalen hoe je geweigerde e-mails automatisch opnieuw kunt laten verzenden. Dat zijn dus e-mails die niet afgeleverd zijn. Je kunt ervoor kiezen de e-mail onmiddellijk of na een bepaalde tijd opnieuw te verzenden, of niets te doen. 

• Wanneer je wilt dat een XML-factuur die je hebt geïmporteerd automatisch wordt doorverzonden naar de klant, kun je deze instelling activeren. 

• Met deze optie kan Banqup een XML-factuur aanpassen om te voldoen aan de formaatvereisten van het afleverkanaal. Dit heeft geen invloed op je factuurgegevens.

• Deze instelling bepaalt de standaardtaal voor facturen die met Banqup worden aangemaakt. 

• Hier kan je bepalen of een gearchiveerd document (zonder aflevering) naar de VAS wordt verzonden. Indien geactiveerd, kan je met deze instelling een verkoopfactuur rechtstreeks naar je accountant sturen, zonder deze naar de klant te sturen. Meer info op deze pagina. 

• Hier kun je de vervaldatum bepalen die je automatisch wilt instellen voor al je uitgaande facturen.

• Met export via een connector kan je de export van elektronische facturen vanuit je Banqup automatiseren met SFTP, HTTP of afhalen via HTTP.

9. Automatisering

Ga naar je Instellingen > Automatisering

Bekijk hier welke instellingen je allemaal kunt beheren bij "Automatisering":

• Leveranciers automatisch aanmaken: 
  • Met deze instelling worden leveranciers automatisch aangemaakt wanneer je een factuur van een leverancier ontvangt die nog niet in je account te vinden is. 
  • Activeer de automatische nummering van je leveranciers.
  • Kies een startwaarde en sjabloon voor je leveranciers.

Indien de leverancier nog niet bestaat en de instelling aanstaat zal alleen de leveranciersnaam en het btw-nummer worden aangemaakt. Via het + teken in je inkomende factuur of via het menu Klanten en leveranciers kun je een klant of leverancier aanmaken of zijn gegevens aanpassen.

• Klanten automatisch aanmaken: 
  • Met deze instelling zal de automatische OCR automatisch klanten aanmaken wanneer de klant nog niet bestaat in je Banqup.
  • Activeer automatische nummering van je klanten.
  • Kies een sjabloon voor de nummering van je klanten.

• Match klant/leverancier op naam:
  • Bestaande klanten of leveranciers zijn gematcht op basis van hun KVK- / btw- of IBAN-nummer. Indien deze gegevens ontbreken, is het met deze optie mogelijk om op basis van de naam van een klant/leverancier te matchen.

• Match klant/leverancier op e-mail:
  Deze optie maakt het mogelijk om, op basis van de e-mail, een leverancier of klant te matchen aan een bestaande leverancier of klant in je lijst (als het KVK-/btw- of IBAN-nummer niet zijn aangegeven).

• Standaard afleveringskanaal van nieuwe klanten:
  Kies het afleveringskanaal dat standaard wordt gekozen wanneer een nieuwe klant wordt toegevoegd. Kies tussen: zelf verzenden en e-mail.

• Archiveren:
  Hiermee kan een externe software aan Banqup koppelen om je facturen vanuit deze software te importeren.

• Instellingen factuurarchief: 
  Kies een startwaarde en sjabloon voor de nummering van inkomende en uitgaande facturen in het archief.

• Creditnota's archief reeksnummer:
  Kies een sjabloon voor de nummering van uitgaande en inkomende creditnota's.

• Automatische nummering van uw uitgaven:
  Activeer automatische nummering van je uitgaande facturen en kies een template.

 

10. BTW-Percentages

Ga naar je Instellingen > BTW-Percentages

Nederlandse btw-percentages staan standaard ingesteld in Banqup. Heb je buitenlandse btw-percentages nodig? 

Klik op Nieuw BTW-Percentage

Voeg een code en het gewenste btw-regime toe. Je kunt een 'standaard' btw-percentage aanduiden voor het btw-regime dat je het meest gebruikt.

Druk op Opslaan.

 

11. Layout templates

Ga naar je Instellingen > BTW-Percentages

Er zijn twee sjablonen die kunnen worden gebruikt voor het aanmaken van verkoopfacturen op het platform. 

• Onder PDF-sjabloon, kies je welk sjabloon je wilt gebruiken:

Tip! Klik op een sjabloon om deze te vergroten en beter te bekijken.

Opmerking: dit sjabloon wordt ook gebruikt om een PDF-preview te genereren van een UBL-factuur.