Aan de slag met Banqup!
Beste nieuwe Banqup gebruiker,
Welkom op ons platform. In deze startersgids leggen we je uit hoe Banqup werkt en hoe het je kan helpen tijd te besparen met je administratie. In dit filmpje leggen we je alvast in het kort uit hoe Banqup werkt.
Wat kun je met Banqup bereiken:
In Banqup vind je een overzicht van al je te betalen en betaalde facturen en bonnetjes. Door je facturen direct na ontvangst te importeren in Banqup creëer je overzicht en voorkom je dat je facturen te vroeg of te laat betaald.
Door de automatische factuurherkenning middels Optical Character Recognition (OCR) maken wij documenten meteen klaar voor automatische import in de boekhouding van jezelf of je accountant. Dit is onderdeel van een Free abonnement. De resultaten van deze factuurherkenning kun je eventueel zelf nog controleren en corrigeren.
Wanneer je gebruik maakt van een betaald (Premium) abonnement heb je 100% factuurherkenning middels manuele validatie, mensen op de achtergrond controleren en corrigeren of de data van de factuur goed zijn herkend. Ook kun je zelf uitgaande facturen maken en verzenden naar je klanten en naar de overheid.
Inhoudsopgave:
- Waar kan ik mijn inkomende facturen vinden?
- De mobiele app
- Facturen doormailen
- Drag & Drop functie
- Leveranciers uitnodigen
- OCR met validatie
- Netwerk-facturen (onder andere Peppol)
- Verkoopfacturen maken en verzenden op Banqup
Tot slot
Hoe werkt Banqup?
In Banqup ontvang je facturen via verschillende bronnen in verschillende formaten. In Banqup heb je de mogelijkheid om facturen die je ontvangt via post, e-mail of zelfs losse bonnetjes heel gebruiksvriendelijk te verzamelen in Banqup. Er zijn diverse manieren om de documenten in Banqup te importeren, al deze functionaliteiten zijn onderdeel van het Free abonnement in Banqup:
- Via de mobiele app
- Facturen doormailen
- Drag & Drop
- Leveranciers rechtstreeks facturen op je Banqup-account laten afleveren
Waar kan ik mijn inkomende facturen vinden?
Alle facturen die je op Banqup ontvangt en moet betalen, komen bij je inkomende facturen terecht. Je vindt je inkomende facturen door aan de linkerkant van het dashboard in het menu op Inkomend te klikken. Je verkoopfacturen vind je onder Uitgaand, wat ook in het menu aan de linkerkant te vinden is.
Een algemeen overzicht van je inkomende en uitgaande facturen vind je in het dashboard van Banqup.
De mobiele app
Wanneer je een nieuw account hebt aangemaakt op het Banqup platform, is het handig om de Banqup app te downloaden, dat gaat heel eenvoudig via de App store of de Google Play store.
De Banqup app is ontzettend eenvoudig in gebruik en en heeft dezelfde functionaliteiten als het platform op je PC.
- Een dashboard met een overzicht van al je inkomende en uitgaande facturen
- Je hebt een archief met facturen en andere documenten
- Je kunt bonnetjes en andere documenten eenvoudig scannen of uploaden
- Wanneer je meerdere ondernemingen hebt en met al deze ondernemingen gebruik maakt van Banqup, kun je ook in de Banqupapp gemakkelijk switchen van onderneming.
Hoe je de app activeert, met of zonder eHerkenning, vind je in dit artikel. Een uitgebreidere uitleg van de app vind je hier.
Facturen doormailen
Elk Banqup-account krijgt een standaard e-mailadres dat je kunt gebruiken voor het importeren van inkomende facturen. Ook de bijlage(n) (in PDF-, JPG-, PNG- en XML-formaat) die naar dit e-mailadres wordt verzonden/doorgestuurd, wordt automatisch in je account geïmporteerd. Je kunt de standaard Banqup e-mailadressen voor inkomende facturen vinden onder: Instellingen > Inkomend > Via e-mail. Meer informatie over deze functionaliteit vind je hier.
Drag & drop functie
In Banqup open je de pagina die overeenkomt met het type documenten dat je wilt importeren (inkomende facturen, uitgaande facturen en Doc Center voor andere documenten). Selecteer de documenten die je wilt importeren vanuit je computer en sleep ze naar de Banqup uploadbalk of upload de documenten door op de uploadbalk zelf te klikken.
Leveranciers uitnodigen
Met Banqup kun je leveranciers uitnodigen om elektronische facturen rechtstreeks naar het platform te
sturen via e-mail of via het Peppol-netwerk. Om een leverancier uit te nodigen facturen rechtstreeks naar jouw platform te sturen, is het handig als je ze toevoegt op je platform. Hoe je dat doet, lees je in dit artikel. Het kan ook zijn dat je een lijst met leveranciers hebt, ook deze kun je in één keer toevoegen, hoe je dat doet, lees je hier.
Wanneer je de leveranciers hebt toegevoegd, is het tijd om ze uit te nodigen. Dit doe je via je Leveranciers & Klanten in het menu aan de linkerkant. Je gaat naar je leveranciers en ziet hier in de paarse balk een knop met Invite your supplier.
Als je hierop klikt komt er een e-mail tevoorschijn, deze kun je dan kopiëren en versturen vanuit je eigen mail. Dit gebeurt op deze manier omdat jij dan met je leverancier communiceert en niet het platform zelf. Een uitgebreide uitleg van deze functie vind je hier.
OCR met validatie
Zodra je facturen in Banqup hebt verzameld, worden alle gegevens van zowel foto’s van facturen, pdf-bestanden of andere formaten uitgelezen door onze automatische OCR. Als de automatische OCR klaar is met zijn werk, kun je zelf de facturen nakijken of corrigeren en vervolgens doorsturen. Banqup beschikt ook over een manuele OCR voor 100% factuurherkenning, hiervoor heb je het Premium abonnement nodig. Lees hier meer over de Premium functionaliteiten. Meer weten over de OCR? Ga dan naar deze pagina.
Netwerk-facturen (onder andere Peppol)
Unifiedpost heeft veel leveranciers van Banqup gebruikers rechtstreeks aangesloten zodat ze onderling
elektronische facturen kunnen verzenden. Daarnaast heeft Unifiedpost netwerkkoppelingen met andere Billing Service Providers en het Peppol-netwerk. De NPa maakt het mogelijk dat organisaties via dit netwerk elektronisch facturen verzenden en/of ontvangen. Als je tijdens je inschrijving op Banqup voldoende gegevens invult, wordt je gratis aangemeld op het Peppol-netwerk voor het ontvangen van facturen.
Verkoopfacturen maken en verzenden op Banqup
Banqup is een toegangspunt tot het Peppol-netwerk voor zowel inkomende als uitgaande facturen. Banqp kan dus gebruikt worden om elektronische facturen naar de overheid te verzenden en te ontvangen, dit gaat via het Peppol-netwerk. Om uitgaande facturen te versturen, dien je deze zelf te uploaden, of handmatig in Banqup te maken. Het uploaden van een uitgaande factuur werkt op dezelfde manier als bij je inkomende facturen. Om te zien hoe je zelf een uitgaande factuur maakt, klik je hier.
Premium functionaliteiten
Automatisch als je een account maakt op Banqup krijg je een Free abonnement. Het is ook mogelijk om voor een ander abonnement te kiezen, welke iets meer opties heeft. Dit is het Premium abonnement. Wanneer je voor het Premium abonnement kiest, heb je de volgende extra opties:
- In plaats van 1 gebruiker kun je meerdere gebruikers aan je account toevoegen. Je kunt deze gebruikers zelf de rechten geven die jij wilt.
- Je documenten worden 7 jaar bewaard in een beveiligd archief in plaats van 1 jaar.
- 100% factuurherkenning, zoals eerder vermeld beschikt Banqup over een mechanische en manuele OCR. Bij het Premium abonnement beschik je tevens over de manuele OCR wat betekent dat je jouw facturen niet meer hoeft na te kijken, maar dat er mensen zijn achter de schermen die dit werk voor jou doen.
- Facturen versturen in PDF en UBL formaat.
- Facturen doorsturen naar je boekhoudpakket en de accountant
- Koppeling met je boekhoudpakket
Goed om te weten
In deze startersgids vind je de basis functionaliteiten van Banqup. Meer dan 500 analisten en ontwikkelaars werken dag en nacht aan de doorontwikkeling van Banqup. Banqup wordt momenteel in 26 landen uitgerold. In dit document kunnen we niet alle functies van Banqup beschrijven. Toch vermelden we nog een aantal zaken die goed om te weten zijn:
Documenten splitsen
Wanneer je papieren facturen scant, kan het zo zijn dat je een PDF-document krijgen met meerdere facturen. In Banqup is het gelukkig mogelijk om dit document te splitsen in meerdere documenten. Je kunt het document dat je tot 1 pdf hebt gemaakt gewoon uploaden, dat doe je via de knop Inkomend > Uploaden en splitsen.
De documenten worden geüpload en je kunt ze zelf of automatisch per 1 of 2 pagina’s laten splitsen.
Ook als je per e-mail een document in Pdf-formaat ontvangt met meerdere documenten in één bestand, dan kun je deze documenten splitsen. Hier krijg je dan ook een melding van. Het is met uitgaande facturen niet mogelijk om deze te splitsen. Meer weten over het splitsen van documenten? Kijk dan op deze pagina.
Je boekhoudpakket koppelen? Geen probleem!
Uniek van Banqup is dat het niet uitmaakt met welk systeem je eventueel werkt. Je kunt jouw boekhoudpakket koppelen aan je Banqup-account. Dit is wel afhankelijk van het abonnement dat je kiest bij Banqup. Mocht je een accountant hebben, dan kun je jouw accountant ook eventueel gebruiker maken van je account zodat je samen de administratie kunt doornemen. Mocht je gebruik maken van een boekhoudpakket, neem dan contact met ons op voor het koppelen op de juiste manier.
Andere handige weetjes
Er zijn diverse andere onderwerpen met betrekking tot Banqup die handig zijn om te weten. In dit deel van de startersgids hebben we de belangrijkste onderwerpen nog eens uitgelegd. Hoe het dashboard eruit ziet en wat je ermee kunt en meer informatie over het Doc Center.
Uitleg dashboard Banqup
Wanneer je je account hebt geactiveerd, kom je op het dashboard terecht. Het dashboard ziet er als volgt uit, de nummers zijn onder de afbeelding uitgelegd:
- Het hoofdmenu, vanaf hier kun je navigeren naar, onder andere, je lijst met inkomende en uitgaande facturen, apps, abonnementen en je archief.
- Als je meerdere ondernemingen hebt, kun je hier wisselen van onderneming door op het pijltje naast de naam van de onderneming te drukken. Verder zie je het tandwieltje, via dit icoon ga je naar je instellingen.
- Je ziet hier een overzicht van al je inkomende en uitgaande facturen. Door op het totaalbedrag te drukken, kun je vanaf hier ook direct naar je lijst met inkomende of uitgaande facturen gaan.
- Een grafiek is hier zichtbaar over de periode vanaf het punt dat je Banqup gebruikt. Op die manier kun je goed het overzicht zien tussen je inkomen en uitgaven.
- Hier vind je de verschillende taken die je toegewezen kan krijgen. Wat deze taken inhouden kun je vinden op ons helpcentrum.
- In dit vak vind je de top 5 klanten. Dit zijn de klanten naar wie jij de meeste uitgaande facturen hebt
gestuurd. - In dit vak vind je de top 5 leveranciers. Dit zijn de leveranciers van wie jij de meeste inkomende facturen binnen krijgt.
Gebruik Doc Center
Afhankelijk van het abonnement dat je kiest, kun je gebruik maken van het Doc Center. Het Doc Center gebruik je om documenten die geen facturen of creditnota’s zijn op te slaan en te delen, intern, of eventueel met je accountant. In het Doc Center kunnen bestanden in mappen worden opgeslagen en gedeeld:
- Lokale bestanden
- Mijn documenten (is standaard aanwezig)
- Mijn documenten (is standaard aanwezig)
- Accountant (alleen zichtbaar nadat er een koppeling is gemaakt met je accountant)
Er zijn 2 submappen:- Accountant naar onderneming
Documenten die je accountant naar jou heeft gestuurd. - Onderneming naar accountant
Documenten die jij naar je accountant hebt gestuurd
- Accountant naar onderneming
Je kunt ook zelf in het Doc Center mappen aanmaken, om het zo overzichtelijk mogelijk te maken voor jezelf. De aangemaakte mappen vind je terug onder Mijn documenten. Je kunt alle documenten ordenen in de gewenste mappen. Meer weten over het Doc Center, lees het artikel op ons helpcentrum door.
Tot slot
Je hebt onze handleiding doorgelezen, als het goed is heb je nu een goed beeld van wat je allemaal met Banqup kunt doen en hoe het platform in elkaar zit. We hopen dat je nu fijn met Banqup aan de slag kunt. In de bijlage vind je nog enkele handige instructies voor als het platform nog niet helemaal duidelijk is, of als je direct met de accounting app aan de slag wilt.
We hopen dat alles goed duidelijk is, maar het kan natuurlijk zo zijn dat je nog steeds enkele vragen hebt. We hebben daarom een helpcentrum gebouwd, waar je alle belangrijke vragen over Banqup kunt vinden. Klik op deze link om naar het helpcentrum te gaan.
Mocht je jouw vraag niet in het helpcentrum vinden? Dan kun je altijd een e-mail sturen naar help@banqup.nl of contact opnemen met onze klantenservice.
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.